1) Yêu cầu chứng nhận và hợp đồng

- Nếu có yêu cầu chứng nhận, bộ phận hỗ trợ khách hàng phải đảm bảo các thông tin cần thiết để viết một báo giá.

- Sử dụng một bảng câu hỏi cho trường hợp này.

- Phải nhận được yêu cầu chính thức từ người nộp đơn.

- Hợp đồng

- Việc đánh giá tại địa điểm của khách hàng (on-site) được thực hiện theo số ngày qui định tối thiểu theo quy trình "ngày đánh giá chứng nhận và lệ phí".

2) Chuẩn bị đánh giá

  • Thực hiện đánh giá

- Xác nhận phạm vi đánh giá

- Kiểm tra xem xét hoạt động quản lý và duy trì QMS

  • Trưởng đoàn đánh giá sẽ suy xét đến các nội dung sau

- Tình huống có thể ảnh hưởng đến việc chuẩn bị đánh giá hoặc các vấn đề tiềm ẩn về nhân sự

- Tiến độ của kế hoạch chuẩn bị đánh giá

- Đưa ra sự không phù hợp và quan sát

  • Chuẩn bị đánh giá

- Bộ phận Quản lý Chứng nhận. Người quản lý có trách nhiệm gửi kế hoạch lịch trình đánh giá hàng tháng và / hoặc Kế hoạch Đánh giá và chuyên gia đánh giá liên quan phải xác nhận sự tham gia liên quan.

- Với điều kiện là Người Quản lý không được có bất kỳ sự tham gia liên quan nào trong đoàn đánh giá, Người Quản lý có trách nhiệm gửi kế hoạch đánh giá cho khách hàng trước 7 ngày và phải xác nhận sự tiếp nhận của khách hàng và bất kỳ sự đề xuất điều chỉnh nào.

- Người quản lý phải cung cấp danh sách các thành viên trong đoàn đánh giá. Trong vòng (7 ngày) phải cung cấp lại danh sách đoàn đánh giá khi có phản đối hợp lệ về việc chỉ định chuyên gia đánh giá hoặc chuyên gia kỹ thuật và sắp xếp lại đoàn đánh giá. Khi không có sự phản đối từ các khách hàng, đánh giá giai đoạn 1 sẽ được tiến hành.

- Trưởng đoàn đánh giá phải nhận được thông tin chi tiết về đánh giá từ người phụ trách quản lý chứng nhận.

4) Đánh giá giai đoạn 1

- Đánh giá tài liệu hệ thống quản lý của khách hàng.

- Trưởng đoàn đánh giá phải xác định xem mã đánh giá KMAR được ghi trên kế hoạch đánh giá có phù hợp với phạm vi đánh giá, và đoàn đánh giá có được chỉ định phù hợp về năng lực chuyên môn.

- Trưởng đoàn đánh giá phải đề xuất các cơ sở bên ngoài, nơi chuyên giá đánh giá sẽ đến tham quan trong cuộc đánh giá.

- Tư vấn việc cung cấp thông tin về mối nguy hại, sự an toàn và sức khỏe mà có thể bị ảnh hưởng khi đánh giá.

- Những phát hiện trong đánh giá giai đoạn 1 bao gồm việc xác định các vấn đề liên quan có khả năng khả năng cấu thành là điểm không phù hợp trong đánh giá giai đoạn 2 phải được ghi nhận trong các Bản báo cáo kết quả xem xét tài liệu và phải được gửi cho khách hàng.

- Trong trường hợp không có yêu cầu nào về hệ thống tài liệu trong tiêu chuẩn đánh giá liên quan, cho dù tài liệu có hay không thì cũng không được chỉ ra trong đánh giá giai đoạn 1.

5) Đánh giá giai đoạn 2

  • Bao gồm các nội dung sau:

- Thông tin và bằng chứng về sự phù hợp của tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản lý có liên quan hoặc các tài liệu tiêu chuẩn khác.

- Hiệu quả của việc giám sát, đo lường và xem xét so với các mục tiêu kết quả hoạt động, mục tiêu chi tiết (Phù hợp với sự mong đợi của các hệ thống quản lý có liên quan hoặc các tài liệu tiêu chuẩn khác).

- Hệ thống quản lý của khách hàng và các kết quả hoạt động có liên quan đến sự tuân thủ pháp luật

- Quản lý các quá trình quản lý khách hàng

- Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

- Chính sách quản lý theo các yêu cầu nội quy chính sách, chính sách, mục tiêu kết quả hoạt động và mục tiêu chi tiết của khách hàng, và các yêu cầu, trách nhiệm pháp lý thích hợp.

-  Năng lực của nhân viên, việc quản lý, quy trình, dữ liệu kết quả hoạt động và các phát hiện trong đánh giá nội bộ cùng các kết luận.

  • Xác nhận về tính hiệu lực của kết quả hành động khắc phục của đánh giá giai đoạn 1.
  • Sự trao đổi trong đánh giá về thông tin, quy trình đánh giá, rủi ro quan trọng, bằng chứng đánh giá thu thập được, hoạt động, chức năng, hạn chế.

6) Đánh giá giám sát

  • Việc đánh giá giám sát là đánh giá tại địa điểm của khách hàng (on-site), nhưng không cần thiết thực hiện đánh giá toàn bộ hệ thống và được hoạch định cùng với các hoạt động giám sát khác để tin chắc rằng hệ thống quản lý được chứng nhận được duy trì liên tục đáp ứng các yêu cầu trong khoảng thời gian giữa các cuộc đánh giá tái cấp chứng nhận
  • Sau đánh giá chính thức và trước đánh giá tái chứng nhận, việc đánh giá giám sát phải được thực hiện 12 tháng 1 lần
  • Sau đánh giá tái chứng nhận, việc đánh giá giám sát phải được tiến hành 9 tháng 1 lần
  • Những điểm cần thiết có thể được xem xét;

- Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

- Hành động khắc phục được thực hiện cho sự không phù hợp tìm thấy trong lần đánh giá trước

- Các khiếu nại

- Tiến độ các hoạt động được hoạch địnnh nhằm cải tiến thường xuyên

  • Kiểm soát quản lý liên tục
  • Xem xét các thay đổi
  • Sử dụng dấu chứng nhận và công nhận
  • Hành động khắc phục và phòng ngừa

7) Đánh giá đặc biệt

- Đánh giá thay đổi phạm vi chứng nhận

- Đánh giá bất thường (đánh giá giám sát đặc biệt)

8) Đánh giá tái chứng nhận

Việc đánh giá tái chứng nhận nhằm mục đích tiếp tục xác nhận sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý, và việc áp dụng thường xuyên hệ thống quản lý trên phạm vi chứng nhận có liên quan.

9) Kiểm tra xác nhận

  • Quyết định cấp giấy chứng nhận và giấy chứng nhận được cấp sau khi tất cả các báo cáo kết quả đánh giá được gửi đến người có quyền phủ quyết liên quan. Quyền phủ quyết đưa ra các văn bản yêu cầu về quy trình bổ sung.
  • Người có quyền phủ quyết ký phê duyệt, khi kết quả xem xét là hợp lý.

10) Đăng ký chứng nhận và cấp giấy chứng nhận

- Việc cấp phép chứng nhận được thực hiện trong vòng 15 ngày sau đánh giá giai đoạn 2.

- Khi hợp đồng sử dụng giấy chứng nhận và logo chứng nhận đã được làm, các giấy chứng nhận có chữ ký sẽ được gửi cho khách hàng.

- Giấy chứng nhận có hiệu lực 3 năm kể từ ngày được cấp.