5 Tips để bạn triển khai và được cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2015

Việc triển khai và được cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2015 có thể là một quá trình phức tạp và đòi hỏi cao, có thể mất từ ​​6 đến 12 tháng tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc tổ chức của bạn và các yếu tố ảnh hưởng khác. Hầu hết các nhà quản lý dự án sẽ tìm thấy nhiều thách thức trong giai đoạn thực hiện, sau khi chúng tôi xem xét bài viết “Những thách thức lớn nhất khi thiết lập QMS dựa trên ISO 9001 là gì và làm thế nào để bạn vượt qua?”, nhưng đối với người quản lý dự án mới xây dựng Hệ thống dựa trên ISO 9001 chắc chắn phải có một số mẹo hữu ích để giúp tập trung vào các phần quan trọng của việc triển khai này.

Đảm bảo thực hiện suôn sẻ

Kinh nghiệm là vô giá trong bất kỳ công việc nào, và việc thực hiện ISO 9001: 2015 cũng không ngoại lệ. Vậy, người quản lý dự án có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về ISO 9001: 2015 để có thể đưa ra lời khuyên gì cho người thực hiện lần đầu tiên, để đảm bảo rằng họ có sự chuẩn bị lớn nhất để lên kế hoạch và triển khai dự án một cách hiệu quả và đúng thời hạn? Hãy để xem xét kỹ hơn:

1. Lập kế hoạch hiệu quả: Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nếu thiếu kế hoạch thì nhiều dự án triển khai xây dựng ISO 9001: 2015 sẽ đi xuống, gặp khá nhiều khó khăn. Đảm bảo rằng các cột mốc của bạn là thực tế, thời gian đề ra có thể đạt được và có các nguồn lực và kiến ​​thức, cho dù là nội bộ hay bên ngoài, để triển khai được suôn sẻ. Nếu bạn không chắc chắn liệu thời gian của mình có thể đạt được hay không, đừng ngại tham khảo ý kiến ​​của các bên có kinh nghiệm hơn, dù là trực tiếp hay bằng cách sử dụng một cộng đồng trực tuyến, ví dụ các đơn vị tư vấn, tổ chức chứng nhận ISO,.... Kế hoạch tốt là nền tảng của bất kỳ dự án triển khai thành công ISO 9001: 2015. Như bất kỳ các dự án khác, việc thực hiện của bạn sẽ có rủi ro và cơ hội - đánh giá và hành động chúng một cách thông minh và dự án của bạn sẽ được hưởng lợi.

2. Khả năng lãnh đạo: Đây là một yếu tố quan trọng khác, đặc biệt là theo các yêu cầu ISO 9001: 2015 gần đây. ISO đã xem xét vấn đề này cụ thể hơn trong Cách tuân thủ các yêu cầu lãnh đạo mới trong ISO 9001: 2015 và điều hết sức quan trọng là bạn phải cam kết lãnh đạo 100% về mặt triển khai ISO 9001: 2015. Đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo tổ chức cam kết với QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) và các kết quả và mục tiêu của nó có thể giúp cải thiện việc triển khai cho người quản lý dự án và thường là ban ISO, đặc biệt là khi làm việc với một tổ chức phức tạp hoặc có số lượng nhân viên lớn.

3. Hỗ trợ nhân viên: Cho dù bạn xem dự án này là sự chuyển giao kiến ​​thức, đào tạo hoặc tư vấn (cần có các yếu tố của tất cả những điều này ở đây), điều quan trọng là bạn phải có kế hoạch để nhận được sự hỗ trợ của các nhân viên chủ chốt và các bên liên quan cho một dự án thực hiện. Đảm bảo rằng bạn hỏi ý kiến ​​mọi người về những thay đổi chính, tìm kiếm ý kiến ​​và lời khuyên và cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng cho những người bị ảnh hưởng bởi những thay đổi mà kết quả dự án của bạn sẽ mang lại. Giống như một chính trị gia, sử dụng ngoại giao để đảm bảo bạn nhận được hỗ trợ đầy đủ cho những thay đổi mà bạn đang giám sát có thể khiến việc thực hiện của bạn không gây đau đớn hơn nhiều so với việc bạn không xem xét đúng yếu tố này.

4. Giao tiếp: Điều này liên quan chặt chẽ với điểm trước đó, nhưng trong thời gian thay đổi như vậy, điều quan trọng là giao tiếp của bạn phải chính xác, ngắn gọn, nhạy cảm với thời gian và được cung cấp bởi người chính xác để mang lại tác động tối đa. Người chính xác đôi khi có thể là người quản lý dự án và đôi khi là người lãnh đạo tổ chức. Điều này có nghĩa là nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của dự án sẽ chính xác.

5. Đánh giá hiệu suất: Đây là một phương pháp quan trọng để đo lường và cải thiện QMS của bạn. Đừng đợi cho đến khi mọi thứ ở đúng vị trí để mới bắt đầu; hãy bắt đầu ngay - dù đo lường theo KPI (Các chỉ số hiệu suất chính) hoặc sử dụng chức năng đánh giá nội bộ của bạn, đây là một phương pháp hiệu quả để đo lường tiến độ và hiệu suất theo các mục tiêu, bao gồm các mốc thực hiện và nên được sử dụng thường xuyên để giúp tổ chức của bạn thực hiện và cải tiến.

5 mẹo này có thể giúp đảm bảo việc thực hiện của bạn nếu bạn tập trung vào chúng, nhưng có điều gì khác có thể hữu ích để biết không?

Các mẹo bổ sung để thực hiện suôn sẻ:

Những lời khuyên ở trên chắc chắn có thể giúp bạn tập trung vào các yếu tố chính xác để đảm bảo việc triển khai của bạn diễn ra suôn sẻ, nhưng người quản lý dự án sẽ cần bổ sung những kỹ năng tốt này cho những người sẽ đóng vai trò lớn trong dự án. Giải thích các đặc điểm khi xây dựng và được cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2015 là rất quan trọng và nếu bạn có thể tin tưởng vào đó thì bạn có thể đi một chặng đường dài để đạt được sự tin tưởng, niềm tin và hỗ trợ của nhân viên và các bên liên quan. Khi bạn có thể đạt được điều này, bạn có thể sử dụng các yếu tố lập kế hoạch, hỗ trợ lãnh đạo, hỗ trợ nhân viên, giao tiếp và đánh giá hiệu suất để gắn kết phân phối dự án của bạn với nhau và theo dõi nó.

Xây dựng và được cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2015 mang lại sự hài lòng cho khách hàng và những khách hàng thường tạo ra một lực lượng lao động ổn định. Tầm nhìn này, cùng với các mẹo ở trên, có thể hướng dẫn bạn thông qua dự án bạn muốn triển khai.