Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Cho Đánh Giá Chứng Nhận?

Chuẩn bị cho một cuộc đánh giá chứng nhận là bước rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Đánh giá bên ngoài từ tổ chức chứng nhận bên thứ 3 là bước cuối cùng trước khi doanh nghiệp của bạn nhận được chứng nhận ISO 9001.

Các chuyên gia đánh giá có một số mục tiêu:

• Xác nhận rằng tài liệu của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn.

• Đảm bảo nhân viên của bạn biết vai trò của họ trong Hệ thống quản lý chất lượng QMS và hiểu rõ các yêu cầu của ISO 9001 liên quan đến vai trò của họ trong doanh nghiệp.

• Các thủ tục và quy trình được tuân thủ chính xác.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho cuộc đánh giá chứng nhận?

Kết quả sẽ cấp cho bạn chứng nhận hoặc yêu cầu các hành động khắc phục mà doanh nghiệp của bạn phải đáp ứng trước khi được chứng nhận.

Khi ngày đăng ký đánh giá chứng nhận đến, là lúc để giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng của bạn và cách bạn đã giải quyết các yêu cầu. Việc đánh giá sẽ tốn thời gian và chi phí vì vậy bạn phải chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị tốt. Dưới đây chúng tôi sẽ thảo luận về một số mẹo để giúp doanh nghiệp của bạn đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng để có một đợt đánh giá thành công.

Cho doanh nghiệp nhiều thời gian

Chuẩn bị cho đợt đánh giá doanh nghiệp của bạn cần có thời gian và sự nỗ lực. Khi bạn đã quyết định rằng việc nhận chứng nhận là cần thiết cho doanh nghiệp, bạn nên đặt mục tiêu và đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Chuẩn bị nhân sự

Nhân viên của bạn là những người sẽ chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001. Trước khi đánh giá, bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết khi nào đợt đánh giá sẽ diễn ra và phạm vi đánh giá là gì. Mỗi nhân viên nên có một ý tưởng rõ ràng về các mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp, và vai trò của họ đóng góp cho họ như thế nào. Mỗi nhân viên nên được đào tạo thích hợp về các nhiệm vụ mà họ thực hiện.

Khi bạn đang chuẩn bị cho nhân viên của mình trả lời các câu hỏi, hãy nhớ rằng đây không phải là một bài kiểm tra, đánh giá viên không tìm kiếm một câu trả lời chính xác, họ muốn biết cách nhân viên tìm kiếm thông tin và câu trả lời. Làm thủ tục cung cấp thông tin? Nếu thông tin không có trong thủ tục, nhân viên sẽ làm gì tiếp theo, họ có được hỏi chuyên gia không?

Thông tin dạng văn bản

Thông tin dạng văn bản là một khía cạnh quan trọng khác của việc chuẩn bị cho một đợt đánh giá. Khi bạn đang chuẩn bị cho cuộc đánh giá đợt đánh giá của mình, bạn cần đảm bảo rằng các tài liệu và danh sách hồ sơ đã được cập nhật. Ngoài ra, tất cả các tài liệu cần phải được xem xét, phê duyệt, truyền đạt và theo dõi bởi mọi người tham gia vào quá trình hoặc hoạt động. Bạn cũng nên đảm bảo rằng không ai đang sử dụng các tài liệu cũ.

Quy trình và thủ tục

Các quy trình và thủ tục cần phải được tuân thủ cẩn thận. Doanh nghiệp của bạn cần đảm bảo tất cả các quy trình đang đáp ứng sự sắp xếp theo kế hoạch mà bạn đặt ra để đạt được, và chúng sẽ được theo dõi và thực hiện theo cùng một cách và chính xác bởi tất cả các nhân viên.

Chuẩn bị cở sở hạ tầng

Khi bạn đang chuẩn bị đợt đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp của bạn cần được sắp xếp tổ chức tốt và sạch sẽ. Nếu cơ sở của bạn là một mớ hỗn độn, thì rất dễ bỏ lỡ sự không phù hợp. Bạn phải đảm bảo rằng bạn nhận thức rõ về mọi khu vực của cơ sở để bạn không phải gặp phải bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trong quá trình đánh giá. Khi doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho đợt đánh giá, hãy kiểm tra bảng thông báo, quầy, ngăn kéo, vv để biết các tài liệu không được kiểm soát, các dụng cụ đo lường và giám sát không được hiệu chuẩn và các bộ phận hoặc vật tư không xác định.

Đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá nội bộ. Đây không chỉ là một yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, mà còn là cách tốt nhất để nắm bắt bất kỳ sự không phù hợp lớn nào. Đánh giá nội bộ cần được thực hiện nghiêm túc. Nó cũng là một cách tuyệt vời để chuẩn bị cho nhân viên trong quá trình phỏng vấn. Hãy nhớ rằng mục đích của đánh giá nội bộ là xác định các điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện để tăng hiệu quả của hệ thống quản lý và chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài.

Tổ chức chứng nhận KMR có cung cấp các khóa đào tạo sau để giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện đánh giá nội bộ thành công:

• Khóa đào tạo đánh giá viên nội bộ ISO 9001

• Khóa đào tạo chuyên viên đánh giá nội bộ tích hợp 3 tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001&  ISO 45001

Xem xét lãnh đạo

Việc xem xét lãnh đạo nên diễn ra sau đánh giá nội bộ. Bước này nên bao gồm hoặc xem xét các kết quả đánh giá nội bộ trong quá khứ và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết.

Xem lại kết quả đánh giá nội bộ các năm trước

Sau khi doanh nghiệp của bạn trải qua Đánh giá nội bộ, những phát hiện này cần được xem xét trong cuộc họp kín với mọi người liên quan. Mục đích của đánh giá nội bộ là xác định các điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện để cải tiến hệ thống quản lý và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 và đạt chứng nhận. Để đánh giá thành công, quy trình đánh giá phải được thực hiện với cả đánh giá viên và người được đánh giá.

Cuộc họp nên được chi tiết để cung cấp cho doanh nghiệp một sự hiểu biết về chỗ mà họ đang thiếu và làm thế nào họ có thể cải thiện. Thông tin này cần được cung cấp một cách khách quan và thân thiện và các đề xuất nên được thông báo trên tinh thần xây dựng.

Xem lại quy trình hành động khắc phục

Xem xét các đánh giá trước đây và thực hiện hành động khắc phục đối với bất kỳ sự không phù hợp nào là chìa khóa để có chứng nhận và là bước quan trọng trong khi chuẩn bị đánh giá. Chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện các hành động khắc phục ngay lập tức để tránh ảnh hưởng đến khả năng đạt được chứng nhận của bạn. Một vấn đề lớn được đánh giá viên phát hiện có thể làm trì hoãn chứng nhận của bạn và khiến bạn phải vật lộn để thiết lập một quy trình để khắc phục vấn đề. Chuẩn bị thực hiện đánh giá nội bộ cho đánh giá viên bên thứ ba của bạn là lý tưởng.

Đánh giá trước

Đánh giá trước khi đánh giá được thực hiện theo tính độc lập và tính khách quan tương tự như đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn. Đánh giá viên sẽ tiến hành đánh giá theo dõi đánh giá tài liệu, đánh giá quá trình, v.v để hiểu doanh nghiệp có liên quan đến việc đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn.

Đánh giá trước đánh giá được thực hiện tại chỗ và là một đánh giá đầy đủ của hệ thống quản lý ISO 9001. Tất cả sự không phù hợp và quan sát được tìm thấy sẽ được trình bày trong một báo cáo đánh giá sẽ được gửi vào cuối quá trình. Báo cáo này sẽ cho phép doanh nghiệp cải thiện các quy trình của mình và thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết nào.

Đánh giá trước đánh giá được khuyến nghị cho bất kỳ doanh nghiệp nào đã thực hiện một hệ thống quản lý và muốn trải qua đợt đánh giá chứng nhận. Đánh giá trước khi đánh giá có thể được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn, nhà đăng ký đủ điều kiện hoặc các cá nhân có thẩm quyền khác hiểu hệ thống quản lý đang được đánh giá. Doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn cũng có thể cung cấp đánh giá trước khi đánh giá.

Đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn

Sau khi doanh nghiệp của bạn hoàn thành các bước trên, bạn sẽ hoàn thành các bước chuẩn bị cho một cuộc đánh giá và sẽ sẵn sàng cho cuộc đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn.

Có cuộc Đánh giá chứng nhận chuyên nghiệp

Hãy nhớ hành động chuyên nghiệp. Đánh giá viên có mặt để giúp doanh nghiệp phát hiện ra bất kỳ sự không phù hợp và điểm yếu nào để hành động, khắc phục và được chứng nhận. Hãy nhớ rằng họ muốn doanh nghiệp của bạn thành công, vì vậy hãy thân thiện và làm việc cùng nhau để đạt được chứng nhận.

MAKE ISO 9001 REGISTRATION SIMPLE AND FOOLPROOF!

HÃY CHUẨN BỊ CHO VIỆC ĐĂNG KÝ ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO 9001 TRỞ NÊN ĐƠN GIẢN VÀ DỄ DÀNG NHẤT

Tìm hiểu thêm về Chứng nhận ISO 9001:2015 và quy trình Chứng nhận ISO 9001 tại đây

 

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:   028 6290 5086 or 0983 890 712

           - Email:   kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline:   0907 956 712 

           - Email:   saleshn@kmr.com.vn