🔻 Bước năm: Khởi chạy Hệ thống quản lý chất lượng của bạn

Khi bạn đã hoàn thành tất cả các công việc cần thiết để thiết lập doanh nghiệp của mình để thành công trong việc chuyển đổi sang ISO 9001, tất cả những gì bạn phải làm là khởi chạy kế hoạch của mình. Bạn sẽ bắt đầu thấy những thay đổi có hiệu lực và bạn sẽ phải lưu ý để đảm bảo chúng diễn ra theo đúng kế hoạch.

• Cung cấp đào tạo nhân viên

Mọi nhân viên đều rất quan trọng để giữ cho Hệ thống quản lý chất lượng của bạn hoạt động như bình thường, cần phải đào tạo tất cả họ về các bộ phận của hệ thống dành riêng cho lĩnh vực công việc của họ. Khi họ hiểu công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống, họ sẽ giúp đưa doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng.

Đào tạo nên dạy cho nhân viên của bạn:

1. Các thủ tục áp dụng cho công việc của họ

2. Họ nên sử dụng biểu mẫu nào và cách hoàn thành và xử lý chúng

3. Cách tìm Chính sách chất lượng và nó liên quan như thế nào đến vị trí của họ

4. Cách báo cáo các vấn đề để chúng có thể được khắc phục

5. Nơi để tìm tất cả các tài liệu liên quan

Luôn bắt đầu đào tạo với kế hoạch trang bị cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn những công cụ mà họ yêu cầu để trở thành một phần hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng mới của bạn.

• Triển khai hệ thống

Sử dụng kế hoạch có cấu trúc của bạn để bắt đầu đưa Hệ thống quản lý chất lượng của bạn vào hoạt động. Theo dõi chặt chẽ mọi phần của kế hoạch khi bắt đầu thực hiện để đảm bảo rằng mọi thứ đang tiến triển về phía trước. Theo dõi hiệu suất quá trình và bắt đầu đánh giá nội bộ để kiểm tra xem tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không.

Điều cần thiết là giữ cho nhóm thực hiện của bạn làm việc. Đại diện quản lý nên có sẵn danh sách kiểm tra tại các cuộc họp nhóm để cùng mọi người xem xét. Bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong suốt quá trình thực hiện phải được xử lý càng nhanh càng tốt.

Đây cũng là thời điểm tốt để đảm bảo rằng tài liệu đang được phát triển đúng cách. Tất cả các hướng dẫn và biểu mẫu công việc đều phải được viết ra và có sẵn cho nhân viên.

• Kiểm tra hệ thống

Hai đến ba tháng sau khi tài liệu đã được chuẩn bị và mọi thứ bắt đầu được thực hiện, bạn nên tiến hành đánh giá nội bộ để xác định bất kỳ vấn đề nào trong phạm vi Hệ thống quản lý chất lượng của bạn. Bất kỳ biện pháp khắc phục nào cần được thực hiện đều phải được thực hiện mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào. Nếu cần, tài liệu nên được sửa đổi.

Đánh giá viên sẽ đảm bảo rằng tất cả các thủ tục được thực hiện tốt, được lập thành văn bản và được hiểu bởi các nhân viên thực hiện chúng. Họ sẽ kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn, có hiệu quả và đang cải thiện hay không.

Đừng bao giờ đánh giá nhân viên của bạn. Họ không nên cảm thấy ngạc nhiên hoặc như thể họ không tham gia vào toàn bộ quá trình chuyển đổi. Luôn lên kế hoạch trước cho các cuộc kiểm toán. Hãy cho mọi người biết khi nào cuộc kiểm toán sẽ diễn ra và những bộ phận nào sẽ được kiểm toán.

8 bước xây dựng ISO 9001 Hệ thống quản lý Chất lượng

🔻 Bước sáu: Đánh giá hiệu suất của bạn

Sau khi bạn đã thực hiện đánh giá nội bộ và Hệ thống quản lý chất lượng của bạn đã được thiết lập và chạy trong sáu tháng hoặc lâu hơn, bạn nên xem xét tiến độ mà doanh nghiệp của bạn đang đạt được. Đánh giá này sẽ giúp nhóm của bạn xác định bất kỳ vấn đề cơ bản nào và các hành động khắc phục cần được thực hiện để mọi thứ phù hợp với yêu cầu.

Thực hiện Đánh giá của Ban Giám đốc

Đánh giá của Ban Giám đốc là một công cụ hữu ích giúp bạn có cái nhìn chính xác về hiệu suất của Hệ thống Quản lý Chất lượng và bất kỳ vấn đề nào xảy ra. Qua bài đánh giá của mình, bạn có thể nhận thấy những thay đổi cần thực hiện đối với chính sách hoặc mục tiêu chất lượng của mình.

Đánh giá của Ban quản lý của bạn nên bao gồm:

1. Kết quả đánh giá

2. Phản hồi của khách hàng

3. Hiệu suất quy trình

4. Sự phù hợp của sản phẩm

5. Tình trạng của các Hành động Khắc phục

6. Các hành động tiếp theo từ các đánh giá trước

7. Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống

8. Khuyến nghị cải tiến hệ thống

Với tất cả thông tin này trong tay, nhóm của bạn có thể sửa thành công hướng mà hệ thống của bạn đang hướng tới để hệ thống của bạn tiến lên một lần nữa.

Thực hiện các thay đổi hệ thống

Điều này đơn giản như nó được. Khi bạn đã xác định được những vị trí mà Hệ thống quản lý chất lượng của bạn cần sửa chữa, đã đến lúc sửa chữa chúng. Thực hiện hành động nhanh chóng và sửa chữa mọi thứ. Đừng quên sửa đổi các tài liệu cần thiết liên quan đến bất kỳ điều gì bạn thay đổi.

Nếu bạn bỏ qua những thay đổi cần thiết, bạn sẽ không thể đăng ký hệ thống của mình. Các tổ chức chứng nhận thích ít nhất ba tháng hồ sơ liên quan đến việc tinh chỉnh Hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

Tích hợp các đánh giá vào hệ thống quản lý thường xuyên của bạn và lưu giữ hồ sơ rõ ràng về mọi thứ bạn đánh giá và thay đổi. Điều quan trọng là bạn phải cập nhật tất cả các tài liệu của mình. Tiếp tục đảm bảo kết quả đánh giá của ban quản lý của bạn đang hoạt động như bình thường.

🔻 Bước Bảy: Đánh giá và Đăng ký Chứng nhận

Hệ thống Quản lý Chất lượng của bạn đã được thiết lập và chạy trong ba đến sáu tháng hoặc có thể ít hơn và mọi thứ dường như ổn định và sẵn sàng được đăng ký. Bây giờ là lúc để bạn thực hiện quy trình chứng nhận để chính thức được chứng nhận ISO 9001.

• Kiểm tra đăng ký

Công ty đăng ký của bạn sẽ thực hiện kiểm tra hai bước để xác nhận doanh nghiệp của bạn đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Đầu tiên họ sẽ kiểm tra tài liệu của bạn. Điều này có thể diễn ra tại văn phòng cá nhân của họ hoặc trong tổ chức của bạn. Tổ chức đăng ký tên miền sẽ đảm bảo rằng tất cả tài liệu của bạn đều có sẵn và được kiểm soát tuân thủ tiêu chuẩn. Nếu bạn không có tài liệu của mình thì không có lý do thực sự nào để tiếp tục với phần còn lại của quá trình kiểm tra.

Nếu tất cả các tài liệu của bạn đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn, tổ chức đăng ký tên miền sẽ đến doanh nghiệp của bạn để kiểm tra các quy trình của bạn.

Luôn có tùy chọn thực hiện đánh giá trước khi đánh giá, về cơ bản giống như đánh giá hành nghề. Cơ quan đăng ký của bạn sẽ đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng của bạn khoảng sáu tuần trước khi đăng ký diễn ra và cho bạn lời khuyên về bất kỳ hành động khắc phục nào cần được thực hiện trước khi đánh giá của bạn. Một số người thấy lời khuyên này là vô giá đối với quá trình đăng ký.

• Thực hiện hành động sửa chữa

Sau khi kiểm tra, bạn sẽ có cơ hội để khắc phục mọi điểm không tuân thủ mà tổ chức đăng ký tên miền phát hiện. Điều tối quan trọng là bạn phải xem xét bất kỳ vấn đề nào không tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001 một cách nghiêm túc và khắc phục chúng mà không do dự.

Những điểm không tuân thủ phổ biến được tìm thấy trong các cuộc đánh giá là thiếu đào tạo thích hợp cho đánh giá viên nội bộ, báo cáo đánh giá chưa được hoàn thành hoặc chưa được quản lý hoặc nhân viên được phát hiện đang kiểm toán công việc của chính họ.

• Nhận chứng chỉ của bạn

Tổ chức đăng ký tên miền của bạn sẽ thực hiện lần kiểm tra thứ hai để đảm bảo rằng tất cả các điểm không tuân thủ được phát hiện đã được xử lý đúng cách. Họ sẽ đánh giá một cách có hệ thống toàn bộ Hệ thống Quản lý Chất lượng của bạn theo tiêu chuẩn để đảm bảo rằng Hệ thống này đáp ứng tất cả các yêu cầu.

Phải có bằng chứng khách quan rằng hệ thống của bạn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 và tất cả các quy trình đang được tuân thủ. Cơ quan đăng ký sẽ ghi lại tất cả những điều này trước khi bạn được chứng nhận.

Chứng chỉ thường kéo dài trong ba năm. Tuy nhiên, nhận được chứng chỉ ISO 9001 của bạn không phải là kết thúc. Cơ quan đăng ký của bạn sẽ thực hiện đánh giá giám sát một hoặc hai lần một năm để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng của bạn tiếp tục đáp ứng tiêu chuẩn.

🔻 Bước 8: Cải tiến liên tục

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các công ty được chứng nhận phải tiếp tục cải tiến hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng của họ. Bạn phải luôn hướng tới việc làm hài lòng khách hàng bằng cách xác định các quy trình trong hệ thống của bạn có thể được cải thiện.

Triển khai một hệ thống giúp nhóm của bạn dễ dàng thực hiện cải tiến liên tục. Nó đơn giản như làm theo quy trình bốn bước lặp lại để kiểm tra Hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

1. Lập kế hoạch thời gian cho các cuộc đánh giá nội bộ và đánh giá của ban giám đốc. Đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu, quy trình được thiết lập và hiểu rõ để mang lại kết quả tuân thủ chính sách chất lượng của bạn. Sử dụng phản hồi từ nhân viên và khách hàng để xác định mọi thứ đang sai ở đâu và đưa ra kế hoạch để thấy rằng chúng đã được khắc phục.

2. Tạo một mẫu thay đổi nhỏ mà bạn muốn thực hiện. Trước khi bạn làm gián đoạn dòng công việc bằng cách thực hiện một hành động, điều đó sẽ có lợi cho bạn và hệ thống của bạn để đảm bảo thay đổi sẽ thực sự hoạt động trước đó ở quy mô nhỏ hơn.

3. Thường xuyên kiểm tra tất cả các sản phẩm và quy trình so với các chính sách và yêu cầu của khách hàng. Báo cáo kết quả của những lần kiểm tra này. Kiểm tra tất cả các hoạt động chính để đảm bảo đầu ra phù hợp.

4. Đưa những thay đổi thành công vào hành động. Nếu một thay đổi đã thực hiện tốt trong quá trình thử nghiệm thì đã đến lúc đưa nó vào hệ thống đầy đủ để cải thiện nó. Thu hút sự tham gia của tất cả mọi người sẽ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong quá trình thực hiện chúng. Đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đều được ghi lại và mọi thứ đều được cập nhật và đáp ứng các yêu cầu.

Việc xây dựng ISO 9001 là có thể thực hiện được đối với bạn

Tạo ra một sự thay đổi lớn như vậy có thể giống như những ngọn núi đang di chuyển trong thời gian đầu. Thật khó để biết bắt đầu từ đâu hoặc trình tự để thực hiện mọi thứ. Nhưng việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng mới trong doanh nghiệp của bạn không phải là một vấn đề phức tạp.

Chỉ cần ghi nhớ 8 bước sau:

1. Tự làm quen với ISO 9001

2. Lên kế hoạch cho mọi thứ để thực hiện

3. Xác định Trách nhiệm, Chính sách và Mục tiêu

4. Phát triển tài liệu của bạn

5. Khởi chạy Hệ thống quản lý chất lượng của bạn

6. Đánh giá hiệu suất của bạn

7. Đánh giá và Đăng ký Chứng nhận

8. Cải tiến liên tục

Khi hệ thống mới của bạn được đưa vào sử dụng, bạn sẽ bắt đầu thấy những thay đổi lớn về mức độ hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.

Việc xây dựng ISO 9001 sẽ cung cấp cho bạn một phương pháp thiết thực để cải thiện và giám sát tất cả các bộ phận trong cách hoạt động của doanh nghiệp bạn.

Bạn cần sắp xếp mọi thứ, đừng vội vàng thực hiện quá trình cùng một lúc. Tập trung vào từng bước một thật chính xác, doanh nghiệp của bạn sẽ có Hệ thống quản lý chất lượng đáng tự hào.

❓ Làm cách nào để đăng kí chứng nhận ISO 9001:2015 cho công ty của bạn
Quý doanh nghiệp có nhu cầu chứng nhận ISO 9001:2015, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline để được KMR hỗ trợ tốt nhất:  ☎ 0983 890 712

Chứng nhận Hệ thống quản lý Chất lượng - Tổ chức Chứng nhận KMR

Để tìm hiểu thêm về các quy trình thủ tục cấp giấy chứng nhận Hệ thống quản lý Chất lượng, bạn vui lòng xem thêm thông tin tại đây

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO KMR Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:       028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:             0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0966 177 712

           - Email:           support.hanoi@kmr.com.vn

                                 saleshn@kmr.com.vn