Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho cuộc đánh giá Chứng nhận ISO 14001:2015?

Đánh giá bên ngoài từ tổ chức chứng nhận bên thứ 3 là bước cuối cùng trước khi tổ chức của bạn nhận được chứng nhận ISO 14001:2015. Dưới đây là một số mục tiêu của chuyên viên đánh giá:

• Xác nhận rằng tài liệu của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn.

• Đảm bảo nhân viên của bạn biết vai trò của họ trong Hệ thống quản lý môi trường (EMS) và quen thuộc với các yêu cầu ISO 14001:2015 về vai trò của họ trong tổ chức.

• Các quy trình và quá trình được tuân thủ chính xác.

Kết quả của việc chuẩn bị là tổ chức của bạn được cấp chứng nhận hoặc yêu cầu các hành động khắc phục cần phải đáp ứng trước khi được công nhận.

Khi ngày đánh giá chứng nhận đến là lúc để trình diện Hệ thông quản lý môi trường và cách bạn đã giải quyết các yêu cầu. Quá trình đánh giá tiêu tốn thời gian và chi phí vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị tốt. Dưới đây là một số mẹo để giúp tổ chức của bạn đảm bảo mình đã sẵn sàng có một cuộc đánh giá thành công:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho cuộc đánh giá Chứng nhận ISO 14001:2015?

1. Cung cấp cho tổ chức nhiều thời gian để chuẩn bị

Cần có thời gian và nỗ lực để chuẩn bị một cuộc đánh giá cho tổ chức của bạ. Một khi quyết định việc được chứng nhận ISO 14001:2015 là cần thiết cho tổ chức, bạn nên đặt ra mục tiêu và đưa ra một khoảng thời gian thích hợp để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn.

2. Chuẩn bị cho nhân viên

Nhân viên của bạn là những người sẽ chứng minh rằng tổ chức của bạn tuân thủ các yêu cầu của ISO 14001:2015. Trước khi đánh giá, bạn nên đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều biết khi nào cuộc đánh giá sẽ diễn ra và phạm vi đánh giá là gì. Mỗi nhân viên nên có một ý tưởng rõ ràng về các mục tiêu về môi trường của tổ chức, và vai trò của họ đóng góp vào những mục tiêu này như thế nào. Mỗi nhân viên nên được đào tạo bài bản về các nhiệm vụ mà họ thực hiện.

Khi đang chuẩn bị cho nhân viên của mình trả lời các câu hỏi, nên nhớ rằng đây không phải là một bài kiểm tra, Chuyên gia đánh giá không tìm kiếm một câu trả lời chính xác, họ muốn biết nhân viên tìm kiếm thông tin và câu trả lời như thế nào. Các quy trình có cung cấp thông tin cho họ? Nếu thông tin không có trong một quy trình, nhân viên sẽ làm gì tiếp theo, họ có hỏi người giám sát không?

Chúng tôi gợi ý một số khóa đào tạo nhân viên để giúp chuẩn bị cho cuộc đánh giá tổ chức của bạn:

    • Đào tạo nhận thức ISO 14001:2015

    • Đào tạo đánh giá nội bộ ISO 14001:2015

3. Thông tin tài liệu

Thông tin tài liệu là một điểm quan trọng khác để chuẩn bị cho một cuộc đánh giá. Khi đang chuẩn bị cho cuộc đánh giá của mình, bạn cần đảm bảo rằng các tài liệu và danh sách hồ sơ được cập nhật. Ngoài ra, tất cả các tài liệu cần phải được xem xét, phê duyệt, truyền đạt và theo dõi bởi mọi người tham gia vào quá trình này. Bạn cũng nên đảm bảo rằng không ai sử dụng các tài liệu lỗi thời.

4. Quá trình và quy trình

Các quá trình và quy trình cần phải được tuân thủ cẩn thận. Tổ chức của bạn cần đảm bảo tất cả các quá trình đang diễn ra theo kế hoạch mà bạn đặt ra, và chúng sẽ được theo dõi và thực hiện một cách chính xác bởi tất cả các nhân viên.

5. Chuẩn bị cơ sở

Trong qua trình chuẩn bị đánh giá, các tổ chức cần được tổ chức tốt và gọn gàng. Nếu cơ sở là một mớ hỗn độn, rất dễ phạm phải những điểm không phù hợp. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình nhận thức rõ về mọi lĩnh vực của cơ sở để không phải gặp phải bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trong quá trình đánh giá. Khi tổ chức của bạn sẵn sàng cho cuộc đánh giá, hãy kiểm tra bảng thông báo, quầy, ngăn kéo… để nhận biết các tài liệu không được kiểm soát, các dụng cụ đo lường và giám sát không được hiệu chuẩn và các bộ phận hoặc vật tư không xác định.

6. Đánh giá nội bộ

Các tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ. Đây không chỉ là một yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, mà còn là cách tốt nhất để nắm bắt bất kỳ điểm không phù hợp nào. Những đánh giá nội bộ cần được thực hiện nghiêm túc. Đó cũng là một cách tuyệt vời để chuẩn bị nhân viên cho quá trình phỏng vấn. Hãy nhớ rằng mục đích của đánh giá nội bộ là xác định các điểm yếu và các lĩnh vực cần được cải thiện để tăng hiệu quả của hệ thống quản lý và chuẩn bị cho đánh giá bên ngoài.

Chúng tôi cung cấp các sản phẩm sau để giúp tổ chức của bạn thực hiện đánh giá nội bộ thành công:

     • Đào tạo Chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 14001:2015

     • Danh mục đánh giá nội bộ ISO 14001:2015

7. Xem xét lãnh đạo

Việc xem xét lãnh đạo nên diễn ra sau đánh giá nội bộ. Bước này nên bao gồm hoặc xem xét các kết quả đánh giá nội bộ trong quá khứ và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết.

8. Xem lại kết quả đánh giá nội bộ trước đó

Sau khi tổ chức của bạn trải qua đánh giá nội bộ, những kết quả này cần được xem xét trong cuộc họp kết thúc với những người liên quan. Mục đích của đánh giá nội bộ là xác định các điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện để cải tiến hệ thống quản lý và đáp ứng các yêu cầu của ISO 14001:2015, và đạt được chứng nhận. Để đánh giá thành công, quá trình đánh giá phải được thực hiện với cả chuyên gia đánh giá và tổ chức được đánh giá.

Cuộc họp nên được tổ chức chi tiết để cung cấp cho tổ chức những điểm mà họ còn thiếu và làm thế nào để cải thiện. Thông tin này cần được cung cấp một cách khách quan và thân thiện và các đề xuất nên mang tính xây dựng.

Xem xét các đánh giá trước đây và thực hiện hành động khắc phục đối với bất kỳ điểm không phù hợp nào là chìa khóa để được chứng nhận. Chúng tôi khuyên rằng bạn nên thực hiện các hành động khắc phục ngay lập tức để tránh làm giảm khả năng đạt được chứng nhận. Một điểm chính mà các chuyên gia đánh giá nhận định là có thể làm trì hoãn chứng nhận của bạn và khiến bạn phải tốn nhiều công sức để thiết lập một quá trình để khắc phục vấn đề. Thực hiện đánh giá nội bộ để chuẩn bị cho chuyên gia đánh giá viên bên thứ ba là hành động tốt nhất có thể.

9. Đánh giá thử

Đánh giá thử được thực hiện với tính độc lập và khách quan tương tự như đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn. Chuyên gia đánh giá sẽ tiến hành theo dõi đánh giá tài liệu, đánh giá quá trình,… để hiểu những vấn đề tổ chức cần thực hiện để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn.

Đánh giá thử được thực hiện tại chỗ và là một đánh giá đầy đủ về hệ thống quản lý ISO 14001:2015. Tất cả các điểm không phù hợp được tìm thấy sẽ được trình bày trong một báo cáo đánh giá và được gửi đi vào cuối quá trình. Báo cáo này sẽ cho phép tổ chức cải thiện các quy trình của mình và thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết nào.

Đánh giá thử được đề xuất cho bất kỳ tổ chức nào đã thực hiện một hệ thống quản lý và muốn trải qua đánh giá chứng nhận. Đánh giá thử có thể được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn, tổ chức chứng nhận đủ điều kiện hoặc các cá nhân có thẩm quyền có hiểu biết về hệ thống quản lý đang được đánh giá. Các tổ chức thực hiện đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn cũng có thể cung cấp đánh giá thử.

10. Đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn

Sau khi tổ chức của bạn hoàn thành các bước trên, thì bạn đã sẵn sàng cho đánh giá chứng nhận 2 giai đoạn.

Để có một cuộc đánh giá chuyên nghiệp

Khi chuyên viên đánh giá đến, mục tiêu của bạn là hành động chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt trong lần đầu tiên. Chuyên viên đánh giá có mặt để giúp tổ chức của bạn phát hiện ra bất kỳ điểm không phù hợp và điểm yếu nào để cải thiện và được chứng nhận ISO 14001:2015. Và có một điều chắn chắn là họ cũng mong muốn tổ chức của bạn được đánh giá thành công.

Tìm hiểu thêm về Chứng nhận ISO 14001:2015 và quy trình Chứng nhận ISO 14001 tại đây

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:            0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 

           - Email:           saleshn@kmr.com.vn