Tổng hợp các câu hỏi thường gặp trong tư vấn đào tạo chứng nhận ISO 9001:2015

Sự khác biệt giữa ISO 9000 và ISO 9001 là gì?

ISO 9000 thường được dùng để chỉ bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO. Mặt khác, ISO 9001 là tài liệu chứa các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng. Bạn sẽ đăng ký chứng nhận ISO 9001. ISO 9000:2015 là tài liệu hướng dẫn về các nguyên tắc cơ bản và từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng. Tất cả các công ty chỉ có thể đăng ký chứng nhận ISO 9001, không thể đăng ký chứng nhận ISO 9000.

Tại sao lại đặt tên tiêu chuẩn ISO là ISO 9001 và tiêu chuẩn 9001 là gì?

ISO có hàng nghìn tiêu chuẩn. Họ đánh số chúng để theo dõi và loạt 9000 đều là Quản lý chất lượng. 9001 là tiêu chuẩn với các yêu cầu mà bạn phải đáp ứng để được chứng nhận.

Một tổ chức có thể không áp dụng thiết kế cho Hệ thống quản lý chất lượng của họ không ?

Có thể. Nếu bạn không thiết kế và phát triển nó thì bạn có thể không áp dụng nó. Bạn làm điều này bằng cách viết một loại trừ có thể chấp nhận được trong Sổ tay chất lượng của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ viết trong phần thiết kế của sổ tay rằng bạn không thiết kế và bạn không áp dụng thiết kế cho hệ thống quản lý chất lượng của mình. Bạn chỉ có thể không áp dụng yêu cầu mà tồ chức của bạn không có hoạt động đó. Nếu bạn làm thiết kế, chúng phải được bao gồm.

Quản lý quá trình là gì?

Quản lý quá trình là quản lý doanh nghiệp của bạn như một hệ thống các quy trình có liên quan với nhau. Nếu bạn thiết kế Hệ thống quản lý chất lượng của mình dựa trên ISO 9001: 2015 bạn sẽ sử dụng phương pháp tiếp cận qúa trình.

Ưu điểm của Hệ thống quản lý tích hợp là gì?

Hệ thống Quản lý Tích hợp cho phép bạn có một hệ thống quản lý chất lượng và một hệ thống quản lý khác như môi trường, và tích hợp chúng vào một hệ thống quản lý sẽ bao gồm cả hai khía cạnh. Hệ thống quản lý tích hợp sẽ giải quyết cả vấn đề quản lý môi trường và chất lượng.

Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống điển hình có ba tầng tài liệu và một nền tảng hồ sơ. Nó thường được thể hiện dưới dạng hình tam giác, với sổ tay chất lượng ở trên cùng, quy trình vận hành quản lý ở cấp thứ hai và hướng dẫn công việc ở cấp thứ ba. Cần có sự liên kết giữa các tầng để cho phép người đọc điều hướng hệ thống theo cách của họ và giúp họ tìm thấy các tài liệu họ cần và các hồ sơ liên quan đến các tài liệu đó. Các hoạt động quy mô lớn và phức tạp thường sẽ có nhiều hơn một tầng quy trình và sổ tay hệ thống. Cấp cao nhất có thể là quy trình và sổ tay chất lượng của công ty, với các quy trình và sổ tay cấp bộ phận bên dưới, và cuối cùng là tài liệu cấp chức năng. Mỗi tầng phải liên kết với những tầng bên trên và bên dưới nó, và phải hỗ trợ chính sách chất lượng tổng thể của tổ chức. Điều này nên được khai báo ở cấp cao nhất.

Chứng nhận ISO 9001:2015

Chúng tôi có thể đăng ký chứng nhận ISO 9001 mà không cần chuyên gia tư vấn?

Có thể. Bạn có thể tự nghiên cứu và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong tổ chức của mình. Tuy nhiên nó có thể sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn Chúng tôi hỗ trợ các công cụ và kiến thức để giúp bạn đăng ký chứng nhận mà không cần chuyên gia tư vấn.

Vui lòng cho tôi một số ví dụ về đo lường sự hài lòng của khách hàng.

Sự hài lòng của khách hàng có thể được đo lường bằng các cuộc khảo sát, phỏng vấn, nhóm tập trung, cuộc gọi điện thoại chung, sự hoàn trả hàng, phàn nàn, khen ngợi và bất kỳ phản hồi nào khác mà bạn nhận được từ khách hàng.

Tôi có cần gửi một cuộc khảo sát đến khách hàng để tìm hiểu mức độ hài lòng của họ không?

Điều bạn cần là nhận được phản hồi của họ. Một cuộc khảo sát là một trong những lựa chọn. Gọi điện thoại và liên lạc thường xuyên cũng là phương pháp. Hầu hết các tổ chức sẽ thấy rằng cần có nhiều hơn một phương pháp để nhận được phản hồi từ khách hàng.

Làm thế nào chúng tôi có thể xác định các yêu cầu cần thiết nhưng không được khách hàng đưa ra?

Yêu cầu này được tìm thấy trong Quy trình liên quan đến khách hàng; đây là những yêu cầu "ngầm". Bạn biết gì về sản phẩm của mình khi mà khách hàng không cần chỉ rõ, hoặc thậm chí có thể họ không biết? Bạn biết mục đích sử dụng sản phẩm của mình và là chuyên gia về sản phẩm của bạn. Nếu khách hàng trong cửa hàng bán hành lý yêu cầu “Hành lý xách tay”, họ có thể không biết kích thước bao nhiêu là được chấp nhận để có thể mang hành lý xách tay. Nhưng công ty bán túi của họ với tên gọi “Hành lý xách tay” nên biết những hạn chế về kích thước là gì và đáp ứng những hạn chế đó mặc dù khách hàng không biết kích thước họ cần để được chấp nhận.

Hệ thống phân cấp tài liệu cho ISO 9001 là gì?

• Sổ tay chất lượng
• Quy trình
• Hướng dẫn công việc
• Hồ sơ

Tôi có phải chuẩn bị sẵn bản cứng các quy trình không?

Những người thực hiện quy trình phải có khả năng truy cập nó. Nếu họ có thể truy cập nó trên máy tính (một cách thuận tiện) thì bạn không cần phải có bản cứng. Nếu không có máy tính để dễ truy cập, bạn cần cung cấp một bản in.

Mô tả những ưu điểm của các quy trình chất lượng được lập thành văn bản

Các quy trình chất lượng được lập thành văn bản sẽ giúp bạn kiểm soát các quá trình của mình, giúp đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách có kế hoạch, nhất quán và theo các tiêu chuẩn.

Doanh nghiệp của tôi có thể lấy chứng chỉ ISO 900 chỉ trong 3 tháng không?

Điều đó sẽ phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Thời gian phụ thuộc vào hệ thống chất lượng hiện tại của bạn, quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức và nguồn lực có thể để triển khai hệ thống. Chúng tôi đã từng chứng kiến các công ty làm điều đó trong 3 tháng nếu họ đã có sẵn một hệ thống chất lượng tốt và đưa những người có khả năng vào dự án để hoàn thành nó.

Làm cách nào để đạt được chứng nhận ISO 9001?  

Để được chứng nhận ISO 9001: 2015, tổ chức của bạn sẽ cần phải triển khai Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001: 2015, vận hành hệ thống đó và thu thập hồ sơ; sau đó có chuyên gia đánh giá của bên thứ 3, được gọi là Tổ chức chứng nhận đến và đánh giá hệ thống. Nếu họ nhận thấy rằng bạn đang tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001: 2015, bạn sẽ được chứng nhận ISO 9001: 2015. Tổ chức chứng nhận sẽ quay lại 6 tháng hoặc 12 tháng một lần để đảm bảo tổ chức của bạn luôn tuân thủ các yêu cầu này.

Làm cách nào để đăng ký chứng nhận ISO 9001?

Bạn đăng ký chứng nhận ISO 9001 bằng cách chọn một Tổ chức chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ đến và đánh giá tổ chức của bạn và cấp Giấy chứng nhận ISO 9001. Trước khi họ đến, bạn sẽ cần phải áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.