CÁCH LỰA CHỌN TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN ISO UY TÍN

Khi một tổ chức triển khai hệ thống quản lý theo một hoặc nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, bước tiếp theo thông thường là lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO và làm cho hệ thống quản lý đó được chứng nhận bởi tổ chức chứng nhận.

Nếu một tổ chức cần chứng nhận hệ thống quản lý của mình (theo ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 20000, HACCP, IATF 16949 hoặc ISO 13485…) thì tổ chức đó sẽ cần phải lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO. Bài viết này nhằm mô tả một số tiêu chí cần tính đến khi lựa chọn tổ chức chứng nhận.

Tại sao tổ chức cần lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO?

Chứng nhận là quá trình cung cấp sự đảm bảo rằng một tổ chức tuân thủ một loạt các yêu cầu (ví dụ: tiêu chuẩn ISO). Ai sẽ cung cấp tài liệu đó, chứng chỉ nói rằng một tổ chức đã thực hiện và đang duy trì một hệ thống quản lý?

Tổ chức chứng nhận ISO là một bên thứ ba độc lập chịu trách nhiệm về quá trình chứng nhận. Các tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO để được công nhận độc lập. Sự công nhận độc lập ngày càng quan trọng trong một thế giới toàn cầu hóa nơi khách hàng tiềm năng không thể đến thăm các nhà cung cấp tiềm năng hoặc các nhà cung cấp dịch vụ ở thế giới.

Những điều cần cân nhắc khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO

Với rất nhiều tổ chức chứng nhận để lựa chọn, làm thế nào bạn có thể đưa ra lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO đúng? Không có câu trả lời chung, vì các tổ chức khác nhau sẽ đánh giá khác nhau. Tuy nhiên, đây là một số vấn đề cần cân nhắc khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO, để có thể thu được nhiều giá trị hơn là chỉ nhận được một tờ giấy nói rằng bạn được chứng nhận.

Các tiêu chí lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO uy tín

Uy tín. Nếu bạn muốn sử dụng chứng chỉ của mình cho mục đích tiếp thị, có thể bạn không muốn nhận chứng chỉ từ một tổ chức chứng nhận được biết là cấp chứng chỉ mà không có bất kỳ tiêu chí nào. Bạn nên lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO có uy tín vững chắc.

Công nhận. Trên thực tế, bất kỳ tổ chức nào cũng có thể đưa cho bạn một mảnh giấy nói rằng bạn được chứng nhận, nhưng không phải tổ chức nào cũng được công nhận do đó đầu tiên bạn cần kiểm tra xem tổ chức chứng nhận đó có được công nhận hay không. Ví dụ cơ quan này là UKAS (Vương quốc Anh); đó là ANAB (Mỹ); đó là KAB (Hàn Quốc); JAB (Nhật); JAS-ANZ (Úc- New Zealand) …

Tiếp theo lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO có giấy phép của cơ quan chính quyền địa phương ở quốc gia bạn. Ở Việt Nam hoạt động chứng nhận được đăng ký tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Kinh nghiệm. Ngay cả khi bạn có thể muốn chọn một đánh giá viên có kinh nghiệm thấp để dễ dàng tiếp cận, thì việc có một đánh giá viên có kinh nghiệm thực sự là lợi ích nhất của bạn vì nếu không, bạn có thể bỏ lỡ một số thông tin chi tiết có giá trị. Vì vậy, đừng ngại hỏi đánh giá viên nào sẽ đánh giá bạn khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO.

Đánh giá tích hợp. Bạn có thể bắt đầu với ISO 45001, nhưng nếu bạn cũng có kế hoạch triển khai ISO 14001, ISO 9001 hoặc các tiêu chuẩn khác, bạn thực sự có thể yêu cầu tổ chức chứng nhận của mình thực hiện cái gọi là đánh giá tích hợp. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải trải qua các cuộc đánh giá riêng biệt cho từng và mọi hệ thống (và trả toàn bộ phí cho từng hệ thống); thay vào đó, bạn có thể thực hiện một lần đánh giá cho tất cả các hệ thống này cùng nhau - không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian (một cuộc đánh giá tích hợp mất ít thời gian hơn một số lần đánh giá riêng biệt) mà còn - vâng, bạn sẽ trả ít hơn.

Linh hoạt. Nếu đánh giá viên của tổ chức chứng nhận phải bay đến từ châu lục khác (vì họ không có bất kỳ ai tại địa phương), bạn sẽ rất khó thay đổi ngày đánh giá (ví dụ: nếu bạn không hoàn thành dự án của mình vào thời gian, hoặc một số vấn đề khác xảy ra), vì tất cả các sắp xếp đi lại đã được thực hiện.

Trưởng thành. Nếu tổ chức của bạn có khung thời gian để được chứng nhận, chẳng hạn như vì cam kết thương mại và hệ thống quản lý mới ra đời, thì sự hoàn thiện của hệ thống quản lý có thể là một vấn đề. Vì vậy, khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO, hãy hỏi về các yêu cầu của họ liên quan đến sự trưởng thành của hệ thống quản lý trước khi chứng nhận.

Tổ chức chứng nhận KMR có tổ chức các khóa đào tạo ISO giúp duy trì và cải tiến hệ thống quản lý của tổ chức, doanh nghiệp từ đó việc đưa ra lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO sẽ dễ dàng hơn.

Ngôn ngữ. Mặc dù tổ chức chứng nhận có thể cung cấp một phiên dịch nếu cần thiết, việc đánh giá sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nhiều nếu đánh giá viên nói ngôn ngữ của bạn. Anh ấy sẽ đọc tài liệu của bạn dễ dàng hơn nhiều và bạn sẽ có thể phát triển mối quan hệ tốt hơn nếu không có rào cản ngôn ngữ.

Mẹo lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO

Bắt đầu bằng cách tự hỏi mình xem tổ chức của bạn muốn nhận được lợi ích gì từ chứng nhận. Từ đó, bạn có thể bắt đầu thiết kế một bộ tiêu chí để phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của mình trong việc lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO.

Bắt đầu tìm kiếm tổ chức chứng nhận sớm. Hầu hết các tổ chức bắt đầu lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO khi kết thúc việc triển khai hệ thống quản lý. Bạn có thể bắt đầu sớm hơn, yêu cầu báo giá từ ít nhất một vài tổ chức chứng nhận và hỏi họ những lợi ích nào khác mà họ có thể cung cấp bên cạnh việc đánh giá chứng nhận. Ví dụ, có lẽ họ có thể đưa ra lời khuyên về phạm vi hệ thống quản lý của bạn.

Kiểm tra những dịch vụ được bao gồm khi lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO. Khi so sánh chi phí, hãy đảm bảo rằng bạn đang so sánh các khoản tương tự, như kiểm tra xem chi phí đi lại hoặc xem xét tài liệu đã được bao gồm chưa.

Giá không phải là tiêu chí duy nhất

Việc lựa chọn một tổ chức chứng nhận ISO có thể không chỉ đơn thuần là so sánh giá cả trên thị trường hàng hóa. Tất nhiên, các tổ chức chứng nhận cần phải tuân theo quy tắc ứng xử và các quy trình nội bộ của họ, và nếu hệ thống quản lý của bạn không tuân thủ (các) tiêu chuẩn, họ phải đưa ra những điểm không phù hợp. Nhưng họ có thể đem đến một cái nhìn bên ngoài mới mẻ, mang lại giá trị cho hệ thống quản lý của bạn. Vì vậy, hãy thẩm định kỹ lưỡng và lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO phù hợp theo những gì được tổ chức của bạn đánh giá.

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:             0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 or 0966 177 712

           - Email:           support.hanoi@kmr.com.vn

                                 saleshn@kmr.com.vn