DIỄN GIẢI CÁC YÊU CẦU TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 (ĐIỀU KHOẢN 1 ĐẾN ĐIỀU KHOẢN 5)

Tóm tắt điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Nỗ lực hướng tới chất lượng và sự hài lòng của khách hàng là sứ mệnh của mọi công ty. Tiêu chuẩn ISO 9001 cung cấp một khuôn khổ về cách thức đạt được điều này và bước đầu tiên trong quá trình thực hiện là thực sự hiểu tiêu chuẩn yêu cầu những gì. Bài viết này được thiết kế để giúp lãnh đạo cao nhất và nhân viên trong các tổ chức đã quyết định thiết lập và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 và xóa bỏ mọi quan niệm sai lầm về các yêu cầu tiêu chuẩn.

Trong tài liệu này, bạn sẽ tìm thấy từng điều khoản của ISO 9001 được giải thích đơn giản để dễ hiểu về tiêu chuẩn, theo thứ tự và số lượng các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015.

Giới thiệu

Hệ thống quản lý thường được coi là gánh nặng hành chính khó khăn có ảnh hưởng không đáng kể cho một doanh nghiệp. Điều này có thể là do một số người nghĩ rằng tiêu chuẩn ISO 9001 tách họ ra khỏi cách họ thực hiện “công việc kinh doanh” và giới hạn hệ thống quản lý của họ trong các danh sách kiểm tra và hướng dẫn công việc đơn giản. Bằng cách bám với những niềm tin này, các tổ chức đang bỏ lỡ những cơ hội đáng kể để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ.

Tiêu chuẩn này có thể được sử dụng như thế nào để giúp hoạt động hàng ngày của một công ty?

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy giải thích về từng điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để bạn có thể sử dụng các yêu cầu đó cải thiện quy trình của mình. Bạn sẽ nhận thấy rằng số lượng phụ đề giống với các mệnh đề trong tiêu chuẩn.

1. Cách tiếp cận theo quá trình

Phương pháp tiếp cận theo quá trình là chìa khóa của Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Về cơ bản, mọi hoạt động của công ty phải được quan sát như một quá trình, nghĩa là bạn nên xác định tất cả các yếu tố đầu vào, nguồn lực cần thiết, tài liệu, hoạt động và đầu ra từ mỗi hoạt động. Khi bạn thiết lập hệ thống của mình dựa trên các quá trình, bạn sẽ có thể theo dõi và đo lường các quá trình của mình, tính hiệu quả và hiệu lực của chúng và cải thiện chúng, đó là lý do tại sao nó được nhấn mạnh khi bắt đầu triển khai, trước khi đi vào bất kỳ các chi tiết khác liên quan đến các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Nói một cách dễ hiểu, cách tiếp cận theo quá trình dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001 thể hiện khái niệm quan sát tất cả các hoạt động trong công ty dưới dạng các quá trình. Điều này bao gồm việc chia nhỏ công ty thành các quá trình và xác định trình tự, sự tương tác, đầu vào và đầu ra của chúng; cũng như xác định các quá trình trong công ty, quá trình nào có thể bắt đầu trước khi các quá trình khác kết thúc, các nguồn lực và thông tin cần thiết để bắt đầu quá trình, và kết quả mà chúng ta mong đợi từ quá trình.

Cách tốt nhất để bắt đầu triển khai phương pháp tiếp cận theo quá trình là tạo một bản đồ quá trình bao gồm tất cả các quá trình trong công ty của bạn và các mối liên kết giữa chúng. Ví dụ, quá trình giao hàng không thể được thực hiện trước quá trình sản xuất và bán hàng, và quá trình sản xuất không thể được thực hiện trước khi mua nguyên vật liệu. Khi bạn tạo bản đồ quá trình toàn cầu này và xác định tất cả các quá trình và mối liên hệ giữa chúng, bạn có thể bắt đầu xác định các quá trình của mình về đầu vào cần thiết là gì, kiểm soát nào cần được áp dụng và đầu ra của qúa trình là gì. Nhưng điều này sẽ được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện; nó không phải được thực hiện cùng một lúc.

2. Chu trình Plan-Do-Check-Act

Cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001 và nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác là cái gọi là chu trình Plan-Do-Check-Act (PDCA), nói lên rằng, để có một hệ thống quản lý hiệu quả. Bước đầu tiên của chu trình là Plan (lập kế hoạch), bao gồm việc xác định mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy trình, bao gồm cả việc đo lường nhằm mục đích cho biết liệu các quy trình có mang lại kết quả mong đợi hay không. Bước tiếp theo là giai đoạn DO (thực hiện), thể hiện việc thực hiện các sắp xếp đã được lên kế hoạch, áp dụng các chính sách và thủ tục, thực hiện các quy trình và sản xuất hồ sơ. Sau giai đoạn Thực hiện đến giai đoạn Check (Kiểm tra), nơi kết quả của giai đoạn Thực hiện được phân tích để xác định hiệu suất và hiệu quả của các hoạt động và hành động đã được thực hiện trong giai đoạn Thực hiện, bao gồm phân tích, giám sát và đo lường kết quả, đánh giá và xem xét lãnh đạo. Là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ, giai đoạn Act (Hành động) là nơi tổ chức cần thực hiện các hành động theo kết quả của giai đoạn Hành động để đạt được sự cải tiến liên tục. Theo tiêu chuẩn ISO 9001 và các tiêu chuẩn khác, chu trình PDCA phải là một chu trình liên tục thúc đẩy tổ chức theo hướng cải tiến liên tục.

Chu trình PDCA trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Tất cả các thuật ngữ và định nghĩa liên quan đến tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể được tìm thấy trong tiêu chuẩn. Tuy nhiên, ISO 9001: 2015 không cung cấp bất kỳ định nghĩa nào cho các thuật ngữ được sử dụng và điều rất quan trọng là phải hiểu các điều khoản trước khi công ty bắt đầu thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Dưới đây là một số thuật ngữ và định nghĩa quan trọng nhất.

Lãnh đạo cao nhất - Một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân điều phối và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất. Trong trường hợp phạm vi của hệ thống quản lý chỉ bao gồm một phần của tổ chức, thì lãnh đạo cao nhất đề cập đến những cá nhân chỉ đạo và kiểm soát phần đó của tổ chức.

Tổ chức - Một người hoặc một nhóm người có chức năng riêng với trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ để đạt được các mục tiêu.

Bối cảnh của tổ chức - Sự kết hợp của các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến mục đích, mục tiêu, hiệu suất và tính bền vững của tổ chức. Các yếu tố bên trong bao gồm các giá trị, văn hóa, kiến thức và hiệu suất của tổ chức. Các yếu tố bên ngoài bao gồm môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế.

Bên quan tâm (bên liên quan) – Theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một cá nhân hoặc tổ chức có liên quan hoặc tự nhận thấy mình bị ảnh hưởng bởi các hoạt động và hành động do tổ chức thực hiện. Các bên quan tâm có thể là khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu, cộng đồng địa phương, chính phủ, v.v.

Quá trình - Một chuỗi các hoạt động sử dụng các yếu tố đầu vào để mang lại một kết quả dự kiến. Ví dụ, quy trình sản xuất có một số bước phải được tiến hành theo trình tự thích hợp; đầu vào trong quá trình này là nguyên liệu thô, thông số kỹ thuật sản phẩm và hướng dẫn công việc, trong khi đầu ra là sản phẩm, báo cáo kiểm tra chất lượng, v.v.

Thủ tục - Một cách xác định để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình. Các thủ tục có thể được lập thành văn bản hoặc không.

Chất lượng - Chất lượng là sự khác biệt giữa kỳ vọng của khách hàng và cảm nhận của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ nhận được - sự khác biệt càng cao, chất lượng được cảm nhận càng tốt.

Không phù hợp - Việc không đáp ứng được yêu cầu theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Rủi ro - Rủi ro là “sự không chắc chắn đối với các mục tiêu,” và ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực so với những gì được mong đợi. Ví dụ, công ty có kế hoạch cung cấp sản phẩm của mình cho khách hàng, nhưng có nguy cơ sản phẩm không phù hợp do quá trình sản xuất được kiểm soát kém.

Hiệu quả - Mức độ thành công trong việc đạt được hoặc tạo ra một kết quả mong muốn. Ví dụ, quá trình sản xuất có hiệu quả nếu nó có thể sản xuất các sản phẩm.

Thông tin dạng văn bản - Thông tin cần thiết phải được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức và phương tiện chứa nó. Ví dụ, các chính sách, thủ tục, hướng dẫn công việc và hồ sơ dạng văn bản thể hiện thông tin dạng văn bản.

4. Bối cảnh của tổ chức

4.1  Tìm hiểu về tổ chức và bối cảnh của nó

Điều khoản này đưa ra các yêu cầu mới so với phiên bản 2008 của tiêu chuẩn ISO 9001 và yêu cầu tổ chức xác định tất cả các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể liên quan đến việc đạt được các mục tiêu chính Hệ thống quản lý chất lượng. Điều này bao gồm tất cả các yếu tố đang và có thể có khả năng ảnh hưởng đến các mục tiêu và kết quả này trong tương lai.

4.2  Tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Do ảnh hưởng mà các bên quan tâm có thể có đối với tổ chức về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sự thỏa mãn của khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định, tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức xác định các bên quan tâm có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng cũng như nhu cầu và mong đợi của họ.

4.3  Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng

Xác định phạm vi của QMS là một trong những dấu mốc quan trọng trong việc thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001. Phạm vi phải được kiểm tra và xác định khi xem xét các vấn đề bên trong và bên ngoài, các bên quan tâm, nhu cầu và mong đợi của họ, cũng như các nghĩa vụ tuân thủ pháp luật và quy định.

Các cân nhắc cần thiết bổ sung đối với phạm vi QMS là sản phẩm, dịch vụ và quy mô tổ chức, bản chất và độ phức tạp. Phạm vi và các loại trừ hợp lý phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản.

4.4  Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và các quá trình của nó

Tổ chức cần thiết lập, thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến QMS của mình, bao gồm các quá trình cần thiết và các tương tác của chúng, phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Đây là lúc phương pháp tiếp cận quá trình đi vào hoạt động. Tổ chức sẽ cần xác định đầu vào và đầu ra của các quá trình, trình tự và sự tương tác của các quá trình, nguồn lực cần thiết và trách nhiệm cũng như đảm bảo tính hiệu quả của các quá trình theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Ngoài ra, tổ chức sẽ phải duy trì thông tin dạng văn bản cần thiết để hỗ trợ hoạt động của các quá trình và lưu giữ hồ sơ để làm bằng chứng rằng các quá trình đã được thực hiện theo kế hoạch

5. Lãnh đạo

5.1  Lãnh đạo và cam kết

Việc thực hiện QMS là quyết định chiến lược của bạn, thể hiện cam kết của bạn trong việc phát triển và áp dụng QMS và liên tục cải tiến hiệu quả của nó. Cam kết này phải được thể hiện thông qua việc thông báo cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác, thiết lập Chính sách chất lượng và các mục tiêu, thực hiện đánh giá của lãnh đạo và cung cấp các nguồn lực cần thiết.

5.2  Chính sách

Chính sách Chất lượng là một tài liệu cấp cao bao gồm các tuyên bố về định hướng chung của tổ chức, và cam kết của tổ chức đối với chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Nó cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Việc đáp ứng các yếu tố tuân thủ và quy định rõ ràng là một yếu tố quan trọng. Cuối cùng, và quan trọng là chính sách phải đưa ra cam kết cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và kết quả của nó. Điều quan trọng là, Chính sách chất lượng phải được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản, được thông báo trong tổ chức và sẵn có cho tất cả các bên quan tâm.

5.3  Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức

Trách nhiệm và quyền hạn phải được xác định chính xác và truyền đạt đến tất cả các cấp bậc của tổ chức. Trong các tình huống cụ thể (sự biến động theo mùa của lực lượng lao động, tình huống khẩn cấp, v.v.), cần phải lập hồ sơ và thông báo chính xác cho các cơ quan chức năng, và đặc biệt là trách nhiệm của người lao động tạm thời.

Tổ chức chứng nhận KMR có tổ chức khóa đào tạo “Nhận thức và đánh giá viên nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001” giúp nâng cao năng lực và nhận thức của công nhân viên trong tổ chức, từ đó giúp việc xây dựng, cải tiến và duy trì hệ thống hiệu quả.

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:            0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 

           - Email:           saleshn@kmr.com.vn