[Q&A] HỎI ĐÁP VỀ VIỆC LẤY CHỨNG NHẬN ISO TỪ NGƯỜI PHỤ TRÁCH REGULATION KMR

Q&A về việc lấy chứng nhận ISO từ người phụ trách Regulation KMR

1. Chuẩn bị lấy chứng chỉ ISO:

❓Doanh nghiệp A: Có cần chuẩn bị nhiều để đạt được chứng nhận ISO không? Phải chuẩn bị như thế nào?

Trong quá trình chứng nhận, câu hỏi phổ biến nhất là về cách đạt được chứng nhận ISO. Để đạt được chứng nhận này, bạn cần điều chỉnh các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp sao cho phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.

Phân tích khoảng cách (gap analysis) giữa yêu cầu tiêu chuẩn và hoạt động thực tế, lập kế hoạch để khắc phục các khoảng trống và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận.

Khi lập kế hoạch thực hiện, cần xác định chi tiết các hạng mục, người thực hiện, thời gian và cách thức tiến hành. Sau khi hoàn thành các bước này, bạn có thể nộp đơn đăng ký chứng nhận và chờ được đánh giá. Tóm lại, cần xây dựng hệ thống quản lý theo các yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận và thực hiện theo kế hoạch đã định.

2. Quy trình chứng nhận ISO:

❓Doanh nghiệp B: Thủ tục để có được chứng nhận ISO là gì?

Thủ tục chứng nhận ISO sơ bộ được tiến hành theo thứ tự:

- Xây dựng hệ thống

- Đánh giá chứng nhận ISO

- Nhận chứng nhận

Quá trình xây dựng hệ thống là việc tài liệu hóa các quy định và quy trình của doanh nghiệp sao cho phù hợp với yêu cầu của ISO. Trong giai đoạn này, tổ chức chứng nhận không can thiệp để đảm bảo tính công bằng, và quá trình này thường được thực hiện bởi nội bộ doanh nghiệp hoặc các đơn vị tư vấn. Sau khi hệ thống được xây dựng hoàn tất, Tổ chức Chứng nhận KMR sẽ tiến hành đánh giá để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng quy trình. Sau khi hoàn tất quy trình kiểm tra và đánh giá, chứng nhận sẽ được cấp.

Các loại chứng nhận ISO phổ biến

3. ❓ Chi phí chứng nhận ISO:

Chi phí để có được chứng nhận khác nhau tùy theo hệ thống quản lý ISO và theo quy mô của tổ chức muốn có được chứng nhận (số lượng nhân viên), số lượng cơ sở kinh doanh, lĩnh vực hoạt động và loại sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thông thường, nếu quy mô của tổ chức lớn, có nhiều cơ sở muốn được chứng nhận và mức độ phức tạp của quy trình tổ chức cao, thì chi phí sẽ cao lên tương ứng. Để tính toán chi phí chứng nhận, doanh nghiệp cần được tiến hành tư vấn cơ bản nhằm nắm rõ tình hình hiện tại của tổ chức. Nếu bạn muốn nhận báo giá chi tiết, vui lòng liên hệ với KMR theo thông tin sau:

- Tên công ty

- Số lượng nhân viên (bao gồm trong và ngoài công ty, nhân viên hợp đồng, nhân viên bán thời gian)

- Số lượng cơ sở/chi nhánh doanh nghiệp muốn được chứng nhận (số lượng người mỗi cơ sở)

- Địa chỉ công ty

- Ngành nghề hoạt động

- Tiêu chuẩn muốn chứng nhận

4. Sự khác biệt quan trọng nhất giữa các tổ chức chứng nhận là nhiệm vụ đánh giá.

❓ Doanh nghiệp D: Có cơ quan chứng nhận nào khác cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO ngoài KMR không? Sự khác biệt giữa mỗi tổ chức chứng nhận là gì?

Ngay tại Hàn Quốc, Việt Nam có nhiều tổ chức chứng nhận được công nhận cung cấp dịch vụ chứng nhận. Tuy nhiên, không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều cung cấp dịch vụ cho mọi tiêu chuẩn chứng nhận. Số lượng và loại hình dịch vụ chứng nhận có sự khác biệt tùy thuộc vào từng tổ chức chứng nhận.

Tổ chức chứng nhận KMR hiện đang cung cấp dịch vụ chứng nhận với hơn 35 tiêu chuẩn chứng nhận và tiếp tục bổ sung các tiêu chuẩn chứng nhận nếu khách hàng cần.

Nhiệm vụ đánh giá của KMR không phải là tìm kiếm sự không phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, mà là hợp tác với tổ chức để tìm ra các bằng chứng về sự phù hợp. Việc tìm kiếm bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn cũng là cơ sở để phát hành chứng chỉ cho những tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn chứng nhận. Bên cạnh đó, sự khác biệt cốt lõi nhất chính là dịch vụ khách hàng. Đặc biệt, KMR cung cấp phản hồi nhanh chóng cho khách hàng, không chỉ về chứng nhận mà còn cung cấp dịch vụ kiến thức cần thiết cho hoạt động quản lý của tổ chức.

5. ISO có được công nhận ở nước ngoài hay không?

❓ Doanh nghiệp E: Nếu tôi được chứng nhận bởi KMR, liệu tôi có được công nhận ở nước ngoài không?

KMR là một tổ chức chứng nhận được công nhận bởi Cơ quan Công nhận Hàn Quốc (KAB), một thành viên của Thỏa thuận Công nhận Lẫn nhau Đa phương IAF (IAF MLA). Vì vậy, các chứng chỉ do KMR cấp có thể được công nhận trên toàn thế giới thông qua MLA. Điều này cũng phù hợp với mục tiêu của Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) về sự công nhận lẫn nhau của kết quả đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý ISO.

6. ISO có được thừa nhận ở Việt Nam hay không?

❓Doanh nghiệp E: Nếu tôi được chứng nhận bởi KMR, liệu tôi có được thừa nhận nhận ở Việt Nam không?

Tại Việt Nam, hoạt động chứng nhận các hệ thống quản lý quốc tế ISO của tổ chức chứng nhận KMR đã được đăng ký tại Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường Chất lượng trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ phù hợp nghị định số 107/2016/NĐ-CP theo Giấy chứng nhận số: 3535/TĐC-HCHQ & 751/TĐC-HCHQ.

7. Tại sao cần phải có chứng nhận ISO?

❓ Doanh nghiệp F: Lý do để đạt được chứng nhận ISO là gì?

Lý do cần đạt được chứng nhận ISO sẽ dễ hiểu hơn khi chúng ta xác định rõ mục tiêu của tổ chức muốn đạt được chứng nhận hiện tại. Các lý do để đạt chứng nhận ISO bao gồm:

- Thứ nhất, các bên liên quan, bao gồm cả khách hàng, có thể yêu cầu chứng nhận hệ thống quản lý cụ thể hoặc để tổ chức có thể đáp ứng trước các vấn đề liên quan và đảm bảo sự phát triển bền vững. Điều này có nghĩa là tổ chức cần phải xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý cụ thể, đồng thời phải được kiểm chứng bởi bên thứ ba đáng tin cậy và có uy tín.

- Thứ hai, để cải tiến hiệu lực quản lý nội bộ của tổ chức. Ví dụ, để cải tiến hiệu lực quản lý chất lượng thì cần đạt được chứng nhận ISO 9001, hoặc để cải tiến hiệu quả quản lý môi trường thì cần đạt chứng nhận ISO 14001.

Kết quả của chứng nhận sẽ giúp nâng cao độ tin cậy đối với bên ngoài, và để duy trì hiệu lực của chứng nhận, các doanh nghiệp hoặc tổ chức cần thực hiện các hoạt động cải tiến và quản lý liên tục sau khi đạt chứng nhận. Đây là lý do tại sao việc đạt chứng nhận ISO là cần thiết.

Đạt chứng nhận ISO mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

8. Trường hợp không đạt được chứng nhận ISO:

❓Doanh nghiệp G: Có trường hợp nào tôi không thể nhận được chứng nhận không?

Có những trường hợp bạn không thể nhận được chứng nhận mặc dù bạn đã được đánh giá, nhưng điều này rất hiếm.

Ngay cả khi có sự không phù hợp (không đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn) do kết quả của việc xem xét chứng nhận ISO, giấy chứng nhận sẽ được cấp nếu các biện pháp khắc phục được thực hiện đối với sự không phù hợp.

Tuy nhiên, nếu bạn không đạt được chứng nhận, đó là do hệ thống có nhiều điểm không phù hợp lớn (NC major), không đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn đã được ban hành và không có biện pháp khắc phục nào được thực hiện.

9. Đánh giá chứng nhận ISO:

10. Đào tạo sau khi đạt chứng nhận ISO:

❓Doanh nghiệp J: Sau khi đạt được chứng nhận ISO, có khóa đào tạo nào tốt nên tham gia không?

KMR cung cấp nhiều dịch vụ đào tạo khác nhau, trong đó có khóa đào tạo hệ thống quản lý ISO/IATF dành cho các khách hàng. Với những nhân viên mới hoặc những người được giao nhiệm vụ ISO do luân chuyển công việc, khóa đào tạo này sẽ giúp họ nắm bắt các yêu cầu chính và chuẩn bị cho việc quản lý sau chứng nhận cũng như gia hạn chứng chỉ. Khóa học sẽ cung cấp các tài liệu học tập dưới dạng file, cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học và nhiều lợi ích khác để hỗ trợ tổ chức thực hiện công việc một cách có hệ thống.

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:            0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 

           - Email:           saleshn@kmr.com.vn