QUẢN LÍ THAY ĐỔI LÀ GÌ: HƯỚNG DẪN NHANH CHO ÁP DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÍ (ISO 27001)

Quản lý thay đổi không phải là một khái niệm mới mà nó đã phát triển xuyên suốt trong một thế kỷ qua. Trong lĩnh vực Công nghệ thông tin (IT), đó là sự thực hành được thiết kế để giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động IT trong khi thực hiện các thay đổi đối với các hệ thống và dịch vụ quan trọng. Một quy trình quản lý thay đổi tốt cũng rất quan trọng đối với bảo mật thông tin vì nó giúp các tổ chức bảo vệ tài sản nhạy cảm nhất của họ trong quá trình thay đổi hệ thống, quy trình và công nghệ.

Vậy quản lý thay đổi là gì?

Có thể hiểu đơn giản rằng quản lý thay đổi là một kế hoạch chiến lược. Trong khi quản lý thay đổi áp dụng cho tổ chức phần lớn liên quan đến các phương pháp xung quanh con người, quy trình và văn hóa, nó có ý nghĩa hoàn toàn khác biệt khi áp dụng vào việc kiểm soát các thay đổi đối với hệ thống IT, sản phẩm hoặc phát triển nền tảng phần mềm. Trong bảo mật thông tin, quản lý thay đổi IT là phương pháp giúp các tổ chức thích nghi với các quy trình và công nghệ mới một cách dễ dàng và hiệu quả.

Các kỳ vọng từ bộ phận quản lý là rất cao khi đối diện với việc đón nhận công nghệ mới, và các đội ngũ IT phải có khả năng triển khai các bản cập nhật dịch vụ định kỳ giúp các tổ chức thích nghi với các yêu cầu trong bảo mật và kinh doanh luôn thay đổi. Cho dù họ đang triển khai dịch vụ mới, quản lý các dịch vụ hiện có hay giải quyết các vấn đề trong mã nguồn, quy trình quản lý thay đổi IT hoạt động trơn tru đã trở thành khả năng cần thiết để họ vượt qua quá trình chuyển đổi này.

Xây dựng khả năng thay đổi

Một nguyên lý cơ bản của tất cả các lý thuyết quản lý thay đổi là sự thay đổi không xảy ra trong một cái "hũ" nào cả. Theo một cách nào đó, nó ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức và tất cả những người trong đó. Thực tế là sẽ luôn có một nhóm nhân viên muốn duy trì tình trạng ổn định trong tổ chức. Điều này có nghĩa là, để thay đổi thành công, chúng ta phải chuẩn bị, trang bị và hỗ trợ các nhân viên khi họ trải qua các bước đi này, xây dựng một con đường ít có sự phản đối nhất để thực hiện sự thay đổi.

Xây dựng quản lý thay đổi

Với quản lý thay đổi tốt, nhân viên có thể:

🔸 Hiểu tại sao sự thay đổi đang diễn ra

🔸 Thích ứng với các thay đổi nhanh hơn, hoàn chỉnh hơn và thành thạo hơn

🔸 Gắn bó với tổ chức trong những thời điểm thay đổi gây rối loạn nội bộ

🔸 Có đủ thời gian và công cụ để hòa nhập, cảm thấy được lắng nghe và được hỗ trợ

Điều này có thể đạt được bằng cách giao tiếp một cách trung thực và cởi mở, cung cấp đào tạo và hỗ trợ, luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Quản lý thay đổi là sự nỗ lực của cả đội ngũ nhân sự, vì vậy thật sự rất cần thiết để hiện diện sự lãnh đạo hỗ trợ nhằm thúc đẩy dự án phát triển.

Các yếu tố của quản lý thay đổi là gì?

Quản lý thay đổi xoay quanh việc đưa toàn bộ tổ chức vào cùng một trang, với một thông điệp rõ ràng và toàn diện về lý do tại sao sự thay đổi xảy ra và nó sẽ diễn ra như thế nào. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả những người tham gia vào dự án thay đổi đều đồng nhất và hài lòng. Quản lý thay đổi - và sự kháng cự với sự thay đổi - ban đầu có vẻ hơi đáng sợ, nhưng việc áp dụng vài yếu tố cơ bản của quản lý thay đổi sẽ giúp bạn chuẩn bị cho thành công.

Những yếu tố này thường bao gồm sáu thành phần chính:

Đồng thuận lãnh đạo: Đưa lãnh đạo đến với một mặt trận thống nhất; điều này là cần thiết để thành công trong việc thúc đẩy sự thay đổi.

Tham gia các bên liên quan: Đảm bảo sự ủng hộ từ tất cả những người bị ảnh hưởng bởi sáng kiến thay đổi để đảm bảo họ tham gia đầy đủ và trở thành một phần quan trọng của quá trình.

Giao tiếp: Sẵn sàng giao tiếp không chỉ một lần, mà nhiều lần, vì điều này giúp duy trì động lực và tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.

Đào tạo: Đào tạo nhân viên để họ có thể xử lý tốt hơn các thay đổi trong quy trình, luồng công việc và môi trường đang tiến tới.

Tác động và sẵn sàng cho sự thay đổi: Đánh giá xem thay đổi sẽ ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh và nhân viên như thế nào khi tổ chức đi qua giai đoạn thay đổi.

Cải tiến liên tục: Thay đổi là điều tốt, nhưng theo dõi và cải tiến thay đổi là điều tốt hơn. Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo không có tác động tiêu cực - và cải tiến khi cần thiết.

🔑5 bước để quản lý thay đổi hiệu quả

Quy trình quản lý thay đổi đề cập đến các giai đoạn trong chiến lược quản lý thay đổi và việc thực thi chúng. Nó giúp các tổ chức điều hướng qua các bước chuyển đổi bằng cách đảm bảo rằng tất cả các yếu tố đều được xem xét. Nói chung, quy trình quản lý thay đổi có thể được phân chia thành vài bước cơ bản:

1. Chuẩn bị cho sự thay đổi: Bước này bao gồm sự hiểu rõ những thay đổi cần thiết và chuẩn bị cho nhân viên cũng như các bên liên quan cho những gì sắp tới. Đây là một phần quan trọng của quy trình mà người quản lý thay đổi hỗ trợ cho nhân viên vượt qua mọi lo lắng bằng cách thông báo quy trình và đảm bảo sự ủng hộ từ lãnh đạo.

2. Xây dựng tầm nhìn cho sự thay đổi: Sau khi các bên liên quan đồng ý với sự thay đổi, các nhà quản lý phải phát triển một kế hoạch chi tiết và thực tế để thực hiện nó. Kế hoạch này nên bao gồm đặt ra các mục tiêu, xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan, đồng thời xác định lịch trình và tài nguyên cần thiết. Ở bước này, đội ngữ quản lý sự thay đổi cũng phải tính đến các vấn đề tiềm ẩn và các rủi ro về bảo mật liên quan đến sự thay đổi.

3. Thực hiện các thay đổi: Bây giờ chỉ còn việc tuân thủ các bước được đề ra trong kế hoạch để thực hiện các thay đổi. Ở giai đoạn này, sự quản lý cùng với giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo mọi người vẫn hòa nhập và nhân viên vẫn cảm thấy hạnh phúc và tập trung, giúp cho mọi thứ diễn ra một cách trôi chảy.

4. Củng cố các thay đổi: Sau khi thực hiện các thay đổi, quan trọng là đảm bảo rằng sự biến đổi đã được thiết lập. Điều này đòi hỏi theo dõi tác động của sự thay đổi từ góc nhìn bảo mật; mọi vấn đề còn sót lại được xem xét và giải quyết trước khi dự án kết thúc.

5. Đánh giá và phân tích: Bước cuối cùng trong quy trình nhằm đảm bảo rằng sự thay đổi mang lại lợi ích. Thực hiện một cuộc tổng kết dự án có thể giúp lãnh đạo hiểu xem sáng kiến thay đổi đã là "thành công", "thất bại" hay "chưa hoàn thành". Hệ thống nhãn này giúp thu thập được các chỉ số hữu ích và chính xác hơn cho các thay đổi trong tương lai.

Mục đích của quy trình quản lý thay đổi là đảm bảo các thay đổi diễn ra một cách hợp lý và dự đoán được trong khi thực hiện các cập nhật. Bạn có thể tìm thêm lời khuyên về tạo lập kế hoạch quản lý thay đổi trong ISO/IEC 27001, tiêu chuẩn cơ bản của ISO về hệ thống quản lý an ninh thông tin. Các tổ chức quen thuộc với ISO/IEC 27001 sẽ biết rằng nó được xây dựng xung quanh các chính sách và thủ tục hiệu quả. Điều này bao gồm các hướng dẫn về quản lý thay đổi, chỉ rõ cách mà tổ chức nên tài liệu hóa và thực hiện các thay đổi đối với quy trình kinh doanh, cơ sở và hệ thống ảnh hưởng đến các thực hành bảo mật thông tin.

Nguồn: iso.org

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO KMR Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:       028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:             0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0966 177 712

           - Email:           support.hanoi@kmr.com.vn

                                 saleshn@kmr.com.vn