Hiệp Hội Ô Tô Thế Giới IATF Toàn Cầu Và Các Biện Pháp Đối Phó Với Dịch CORONAVIRUS (COVID-19) Đối Với Chương Trình Chứng Nhận IATF 16949 (Phần 2)

IATF 16949 GIÁM SÁT

Định nghĩa      

IATF đã phát triển và phê duyệt một phương pháp giám sát đối với các Cơ quan Chứng nhận được IATF công nhận và các khách hàng được chứng nhận của họ bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19 toàn cầu hiện nay. Phương pháp này được đặt tên là “IATF 16949 Monitoring “ và được mô tả trong quy trình sau.

Chương trình giám sát IATF 16949 này là một phương thức để các Cơ quan chứng nhận được IATF công nhận để yêu cầu thông tin từ các khách hàng được chứng nhận IATF 16949 để theo dõi và đánh giá tình trạng của Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận (QMS) của IATF.

Mục tiêu / Mục đích:

Giám sát IATF 16949 không được hiểu là ”đánh giá từ xa”. Mục đích của nó là để Cơ quan chứng nhận (CB) được IATF công nhận giám sát từ xa trạng thái của Hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng để đánh giá hiệu quả liên tục của Hệ thống quản lý chất lượng của khách hàng đối với các yêu cầu của IATF 16949 trong giai đoạn bất thường này của đại dịch COVID -19 và để chủ động xác định rủi ro đối với Hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận của một khách hàng được chứng nhận.

Sự kiện trên sẽ được thực hiện bởi một đánh giá viên của Cơ quan chứng nhận IATF 16949 đủ điều kiện, với điều kiện tất cả ba tiêu chí đầu tiên (a đến c) hoặc (d) của các tiêu chí sau đều được đáp ứng.

a) Trong trường hợp đánh giá tái chứng nhận hoặc giám sát theo yêu cầu không thể được tiến hành trong khoảng thời gian cho phép và thời gian được nêu trong tài liệu này, các biện pháp miễn trừ và biện pháp toàn cầu của IATF để đối phó với đại dịch coronavirus (COVID-19), vốn đã là một khoản trợ cấp bổ sung cho Quy tắc IATF, Phiên bản 5 phần 5.1.1,

b) Khách hàng đang sản xuất các bộ phận hoặc sản phẩm ô tô cho khách hàng, và

c) Đánh giá viên IATF 16949 của bên thứ 3 không thể thực hiện đánh giá tại địa điểm vì những lý do liên quan trực tiếp đến đại dịch COVID-19 (ví dụ: hạn chế hoặc hạn chế đi lại của chính phủ hoặc địa phương của nhà cung cấp có liên quan để cho phép khách truy cập bên ngoài vào).

d) Bất kỳ khách hàng nào cũng yêu cầu CB thực hiện Giám sát IATF 16949 do hiệu suất trước đó không được chấp nhận, các mối quan tâm lại hoặc đánh giá chính trước đó thì không phù hợp và nếu khách hàng đang sản xuất phụ tùng hoặc sản phẩm ô tô cho khách hàng

Nếu các tiêu chí trên không được đáp ứng, việc đánh giá tại địa điểm sẽ diễn ra.

Lưu ý: Đánh giá đặc biệt và đánh giá chuyển đổi được loại trừ khỏi quy trình này.

Đánh giá giám sát IATF 16949 sẽ được lên lịch trong thời gian cho phép trong IATF 16949 Quy tắc Phiên bản 5, 5.1.1 (đối với đánh giá giám sát và tái chứng nhận), trong khi tính toán các khoản phụ cấp được mô tả trong tài liệu này của IATF Đại dịch coronavirus (COVID-19).

Chứng nhận IATF 16949

Chuẩn bị đánh giá giám sát IATF 16949

Khách hàng sẽ cung cấp cho CB thông tin lập kế hoạch đánh giá như được định nghĩa trong IATF 16949 Quy tắc Phiên bản 5 5.7.1:

a) số lượng nhân viên của địa điểm đó và tất cả (các) vị trí hỗ trợ từ xa liên quan;

b) tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng khách hàng, bao gồm bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của IATF 16949 và hiển thị các mối liên kết và giao diện cho bất kỳ chức năng hỗ trợ từ xa nào và / hoặc các quy trình thuê ngoài;

c) dữ liệu hiệu suất của khách hàng và nội bộ kể từ lần đánh giá trước;

d) sự hài lòng và tóm tắt khiếu nại của khách hàng kể từ lần đánh giá trước, bao gồm một bản sao các báo cáo và / hoặc phiếu chấm điểm mới nhất của khách hàng;

e) xác định bất kỳ tình trạng đặc biệt nào của khách hàng kể từ lần đánh giá trước;

f) thông báo về bất kỳ khách hàng mới nào kể từ lần đánh giá trước; và

g) kết quả đánh giá nội bộ và đánh giá quản lý kể từ lần đánh giá trước.

Ngoài ra, khách hàng phải cung cấp thông tin sau cho CB để chuẩn bị cho giám sát IATF 16949:

h) Bắt đầu kế hoạch xác minh / rủi ro được xác định, v.v. (sau khi ngừng hoạt động trung hạn [hơn 1 tháng] liên quan đến đại dịch COVID-19)

i) Tình trạng bảo trì thiết bị

j) Trạng thái hiệu chuẩn thiết bị đo

k) Khoảng thời gian khách hàng đã ngừng (nếu có)

l) Tài nguyên bị mất do đại dịch COVID-19

m) Liệt kê bất kỳ quy trình nào được phân phối trên các địa điểm hoặc khu vực khác nhau bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19

n) Thay đổi quy định hoặc điều kiện hoạt động do đại dịch COVID-19

o) Danh sách các CSR của khách hàng không thể đáp ứng và các kế hoạch hành động khắc phục để giải quyết các chỗ thiếu.

p) Danh sách khách hàng tìm đến trang web xác định hoạt động hay không

q) Những thay đổi lớn trong QMS kể từ lần đánh giá tại chỗ trước đó

r) Xác định bất kỳ sản phẩm hoặc quy trình mới nào được bắt đầu ngay trước khi xảy ra đại dịch COVID-19

s) Khách hàng có nhiều chương trình khách hàng hay không, chương trình mới ra mắt và giai đoạn / thời gian đáo hạn của lần ra mắt

t) Trang web có an toàn hay không - hàng hóa quan trọng

Lưu ý: Đối với một khách hàng được yêu cầu Giám sát IATF 16949, một số thông tin ở trên (từ a đến t ở trên) có thể không yêu cầu.

Các CB sẽ phân tích thông tin do khách hàng cung cấp để đánh giá hiệu quả của QMS được khách hàng chứng nhận. Trong quá trình theo dõi IATF 16949 từ xa, theo phân tích CB, CB sẽ tập trung các câu hỏi của mình cho khách hàng về thông tin có vẻ như gây ra rủi ro lớn nhất và không rõ ràng.

Thực hiện giám sát IATF 16949

Thời hạn của Giám sát IATF 16949 tối thiểu là 1 ngày (8 giờ). Thời gian sẽ được kéo dài hơn một ngày nếu không thể xem xét tất cả các thông tin sau (nếu có) trong quá trình Giám sát IATF 16949 hoặc không phải tất cả thông tin chuẩn bị giám sát được cung cấp cho Cơ quan Chứng nhận được IATF công nhận trước IATF 16949 Giám sát.

Mỗi Giám sát IATF 16949 sẽ bao gồm việc đánh giá ít nhất những điều sau đây kể từ lần đánh giá tại chỗ gần đây nhất:

a) (bất thường) kết quả đánh giá quản lý được thực hiện để giải quyết tác động của đại dịch COVID-19;

b) mục tiêu thực hiện, trách nhiệm, năng lực của nhân viên, dữ liệu hiệu suất, kết quả và kết luận đánh giá nội bộ, và những thay đổi trong tổ chức hoặc quản lý của khách hàng;

c) đánh giá nội bộ và phân tích hiệu quả của các hành động khắc phục được thực hiện;

d) khiếu nại của khách hàng và phản hồi của khách hàng, bao gồm đánh giá các báo cáo hiệu suất khách hàng IATF OEM hiện hành trực tuyến (ví dụ: phiếu ghi điểm, trạng thái đặc biệt);

e) có kế hoạch nào để đảm bảo rằng các mục tiêu / mục tiêu hiệu suất chính của khách hàng được đáp ứng và khách hàng có sự điều chỉnh kế hoạch hành động mà mục tiêu không được đáp ứng

f) khách hàng mới kể từ lần đánh giá cuối cùng.

g) hiệu suất xử lý của khách hàng đối với các biện pháp được xác định, tập trung vào các quy trình tác động trực tiếp đến khách hàng

h) thông tin chính xác có trong giấy chứng nhận IATF 16949.

i) Thông tin được cung cấp bởi khách hàng từ a) đến t) ở trên

Đầu ra của giám sát IATF 16949

Đánh giá viên của Cơ quan chứng nhận IATF 16949 thực hiện hoạt động Giám sát IATF 16949 sẽ phân tích tất cả thông tin thu thập được trong quá trình theo dõi IATF 16949 này và thống nhất kết luận. Tổ chức chứng nhận sẽ phát hành một báo cáo đánh giá bằng văn bản (dự thảo hoặc cuối cùng) cho khách hàng. Báo cáo dự thảo sẽ bao gồm một mô tả về kiến nghị của nhóm đánh giá viên CB cho tổ chức chứng nhận.

Các tùy chọn đề xuất bao gồm:

• Giám sát bổ sung IATF 16949
• Giám sát IATF 16949 theo dõi thay thế đánh giá giám sát được yêu cầu trước đó
•  Những ngày thêm vào yêu cầu tại địa điểm đánh giá tiếp theo.

Tổ chức chứng nhận sẽ phát hành báo cáo đánh giá cuối cùng trong vòng mười lăm (15) ngày theo lịch của mỗi Giám sát IATF 16949.

Báo cáo cuối cùng sẽ chứa các thông tin sau:

a) Phạm vi, sản phẩm và danh sách tất cả các khách hàng ngành ô tô có thông tin hiệu suất đã được xem xét và phân tích trong Giám sát IATF 16949 này;

b) tổng số nhân viên tại công ty, bao gồm toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng, số công nhân trung bình hàng ngày và nhân viên tạm thời. Đối với một địa điểm độc lập có cấu trúc chứng địa điểm sản xuất mở rộng, tổng số nhân viên tại mỗi địa điểm sẽ được xác định riêng;

c) danh sách tất cả các khách hàng ngành ô tô và, nếu có thể, ngày mới nhất của các yêu cầu cụ thể của khách hàng của họ;

d) danh sách mã nhà cung cấp IATF OEM của trang web sản xuất khách hàng;

e) tóm tắt về hiệu suất của khách hàng (nghĩa là, chất lượng sản phẩm, giao hàng và trạng thái đặc biệt) cho các khách hàng của IATF OEM;

f) thông tin về hiệu suất của từng quy trình được đánh giá (nghĩa là, mục tiêu, mục tiêu đã xác định và hiệu suất hiện tại)

g) tên của nhóm đánh giá và bất kỳ chuyên gia kỹ thuật hoặc dịch giả nào được sử dụng, nếu có liên quan;

h) nếu một vị trí hỗ trợ từ xa được đưa vào như một phần của báo cáo này, báo cáo sẽ bao gồm địa chỉ của họ, chức năng của họ, danh sách các trang web hỗ trợ và mô tả bằng văn bản về các tương tác

i) đề xuất của nhóm đánh giá đối với chức năng quyết định của cơ quan chứng nhận;

j) cho một địa điểm duy nhất có cấu trúc chứng nhận địa điểm sản xuất mở rộng, báo cáo sẽ bao gồm địa chỉ đầy đủ của tất cả các địa điểm, bao gồm cả việc xác định địa điểm sản xuất chính và phạm vi chứng nhận hoàn chỉnh bao gồm tất cả các địa điểm.

CB sẽ nhập Giám sát IATF 16949 trong cơ sở dữ liệu IATF trong vòng hai mươi (20) ngày kể từ Giám sát IATF 16949.

Lưu ý: Các kết quả từ Giám sát IATF 16949 có thể được sử dụng để xác định rủi ro cho (các) khách hàng. Rủi ro được xác định được sử dụng để ưu tiên các địa điểm của khách hàng cho các lần kiểm tra tại chỗ tiếp theo và có khả năng tăng ngày đánh giá tại chỗ khi đánh giá tại chỗ có thể thực hiện được do dỡ bỏ các hạn chế về đại dịch COVID-19.

Yêu cầu quy trình để đảm bảo Giám sát IATF 16949 chặc chẽ

Nếu Cơ quan chứng nhận được IATF công nhận thực hiện Giám sát IATF 16949, các điều kiện lập kế hoạch sau sẽ được đáp ứng để đảm bảo Giám sát IATF 16949 hiệu quả:

Thỏa thuận và / hoặc sự hiểu biết giữa CB và khách hàng đối với đánh giá giám sát IATF 16949:

• Công nghệ từ xa được sử dụng để thực hiện đánh giá này
• Các biện pháp an ninh mạng được sử dụng để bảo vệ tất cả các thông tin được chia sẻ
• Tiêu chuẩn tuân thủ công nghệ QMS hoặc QMS để xác định khi sự kiện từ xa không còn hiệu quả và cần phải dừng lại.
• Tất cả những người tham gia phải có năng lực trong việc sử dụng công nghệ chia sẻ từ xa

QUẢN LÝ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Trong trường hợp khách hàng không thể gửi tài liệu được yêu cầu theo thời gian của Phiên bản 5 Quy tắc IATF, phần 5.11.1, 5.11.2, IATF sẽ phát hành gia hạn thêm tối đa chín mươi (90) ngày cho tất cả các bước cần thiết có liên quan sẽ được hoàn thành (bao gồm các yêu cầu về thời gian của Phiên bản 5 Quy tắc IATF, phần 5.11.3), nếu có. Phần mở rộng bổ sung được hiểu là phần mở rộng tiềm năng tối đa cho toàn bộ quá trình và không được hiểu là phần mở rộng tiềm năng cho mỗi bước. Điều này dẫn đến việc gia hạn tổng thể tối đa là chín mươi (90) ngày theo lịch để giải quyết quy trình hành động khắc phục.

QUYẾT ĐỊNH CHỨNG NHẬN

Như được mô tả trong các phần trên "Đánh giá đặc biệt" và "Quản lý sự không phù hợp", IATF đang đăng ký gia hạn thêm chín mươi (90) ngày theo lịch để gửi dữ liệu và thực hiện đánh giá đặc biệt. Điều quan trọng là IATF là một phần mở rộng tối đa bổ sung của chín mươi (90) ngày theo lịch có thể được áp dụng để đưa ra quyết định chứng nhận.

Trong trường hợp các phần mở rộng cho quản lý sự không phù hợp và đàm phán đánh giá đặc biệt đã được sử dụng đủ và đánh giá tại chỗ là không thể, thì sự không phù hợp chính liên quan sẽ được coi là mở, nhưng được giải quyết 100%. Việc đánh giá đặc biệt tại chỗ có liên quan sẽ được tiến hành ngay khi đánh giá tại chỗ được cho phép.

PHÂN CÔNG ĐÁNH GIÁ VIÊN

Trong trường hợp thành viên nhóm đánh giá ban đầu không thể được chỉ định cho đánh giá tại chỗ do hạn chế đi lại chính thức, Tổ chức chứng nhận được IATF công nhận có thể chỉ định (các) thành viên nhóm đánh giá mới cho một cuộc đánh giá (xem Quy tắc IATF, 5 Phiên bản phần 5.6 - bất khả kháng). Tổ chức chứng nhận được IATF công nhận sẽ xác định các ngày đánh giá bổ sung, nếu được yêu cầu, dựa trên kinh nghiệm với khách hàng.

Nguồn: iatfglobaloversight.org

Tham khảo IATF 16949 Phần 1 Tại Đây

Tìm hiểu thêm về Chứng nhận IATF 16949 và quy trình Chứng nhận tại đây

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:            0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 

           - Email:           saleshn@kmr.com.vn