8 bước xây dựng ISO 9001 Hệ thống quản lý Chất lượng (Phần 1)

Xây dựng ISO 9001 là cách tuyệt vời để cho khách hàng của bạn thấy rằng doanh nghiệp/công ty của bạn cam kết cung cấp cho họ những sản phẩm chất lượng tốt nhất hiện có. Việc có chứng chỉ ISO 9001 là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp của bạn tuân theo các tiêu chuẩn và yêu cầu nhất định khi nói đến quản lý chất lượng.

8 Bước xây dựng ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng

🔻 Bước một: Tự làm quen với ISO 9001

Bạn nên có một bản của tiêu chuẩn ISO 9001 và xem lại các khái niệm chính, nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn, các yêu cầu về thủ tục được lập thành văn bản, và loại tài liệu và hồ sơ cần thiết của bạn.

ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách tiêu chuẩn áp dụng cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Sự linh hoạt này sẽ cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức của bạn.

  • Nhận quản lý hàng đầu trong Hội đồng quản trị

Đảm bảo rằng những người ở cấp cao nhất trong ban quản lý của bạn hiểu ISO 9001 có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn và lý do tại sao nó được triển khai là chìa khóa tuyệt đối để mọi thứ hoạt động trơn tru. Nếu không có tất cả mọi người hoàn toàn cam kết thì việc ảnh hưởng đến sự thay đổi trong toàn doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.

  • Tìm ra nơi bạn đứng

Bạn nên phân tích hệ thống hiện tại của mình và so sánh nó với tiêu chuẩn ISO 9001. Bạn cần phải có kiến ​​thức làm việc tốt về mức độ gần hay xa của bạn để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn như hiện tại. Với dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách việc cần làm về cách sửa đổi hệ thống hiện có của mình để đáp ứng tiêu chuẩn.

  • Thực hiện phân tích khoảng cách (Gap Analysis)

Mục đích của phân tích khoảng cách này là để xác định các lĩnh vực trong công ty của bạn cần thay đổi để tuân thủ.

🔻 Bước hai: Lên kế hoạch cho mọi thứ để thực hiện

Để xây dựng ISO 9001, chúng ta cần có sẵn một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi sang một hệ thống mới. Khi sắp xếp đúng người vào đúng công việc, quá trình sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nhóm của bạn sẽ tạo ra một kế hoạch khả thi để thiết lập doanh nghiệp của bạn thành công.

  • Quyết định về một nhóm thực hiện

Bắt đầu triển khai, Quản lý cao nhất của bạn nên quyết định và tạo một nhóm triển khai để đứng đầu nỗ lực. Nhóm này nên bao gồm các nhà quản lý từ các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của bạn. Một nhóm thực hiện sẽ đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi của bạn sang Hệ thống Quản lý Chất lượng mới.

Nhóm thực hiện nên do Đại diện Quản lý đứng đầu sẽ giám sát tất cả các phần của quá trình thực hiện. Người này phải hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001. Họ sẽ là đường dây liên lạc giữa nhóm thực hiện và cơ quan đăng ký ISO 9001, cuối cùng sẽ chứng nhận doanh nghiệp của bạn.

Đại diện Quản lý phải là thành viên của ban lãnh đạo được tôn trọng và có niềm đam mê quản lý và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng trong tương lai.

  • Xác định các quy trình cốt lõi và hỗ trợ

Sẽ dễ dàng hơn nhiều để vạch ra kế hoạch đáp ứng các tiêu chuẩn khi bạn biết các quy trình trong tổ chức của bạn phối hợp với các yêu cầu nào. Việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ rùa để tìm ra chính xác cách doanh nghiệp của bạn đi từ Điểm A đến Điểm B khi tạo ra sản phẩm mới cho khách hàng sẽ vô cùng hữu ích.

Xác định từng bước của quy trình bằng ứng dụng hoặc đơn giá là viết nó trên tường, bảng... Khi bạn đó có thể nhìn thấy toàn bộ quy trình trước mắt, bạn sẽ dễ dàng xác định được mục nào là quy trình cốt lõi và mục nào là quy trình hỗ trợ.

  • Tạo một kế hoạch

Để giữ cho quá trình chuyển đổi sang ISO 9001 diễn ra suôn sẻ, cần có một kế hoạch có cấu trúc được thiết lập sẵn. Bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm được tạo từ các phân tích của bạn ở bước một, nhóm triển khai nên tạo các cột mốc và thời hạn để hoàn thành công việc.

Có sẵn một kế hoạch là chìa khóa để triển khai bất kỳ hệ thống nào một cách kịp thời và hiệu quả. Nếu không đảm bảo mọi việc được thực hiện vào những thời điểm cụ thể trong điều kiện được kiểm soát, chúng có thể bị gạt sang một bên và mất nhiều thời gian hơn.

  • Thu hút mọi người tham gia

Mỗi người làm việc trong tổ chức của bạn nên biết rằng sự thay đổi sắp đến và cùng tham gia vào sự thay đổi. Tổ chức các buổi hội thảo để giúp họ biết được cách mà mọi thứ sẽ thay đổi và lý do tại sao.

Giao tiếp là chìa khóa trong việc thực hiện thay đổi. Đảm bảo rằng mọi người sẽ hiểu được sự thay đổi ảnh hưởng đến họ như thế nào, việc nghiên cứu hỗ trợ tại sao việc xây dựng ISO 9001 là một điều tốt cho doanh nghiệp và cho họ, công việc của họ có thể thay đổi như thế nào trong quá trình này.

Luôn theo dõi và quản lý quá trình thay đổi. Lắng nghe bất kỳ mối quan tâm hoặc khiếu nại kịp thời.

🔻 Bước ba: Xác định trách nhiệm, chính sách và mục tiêu

Chính sách Chất lượng trong công ty của bạn là một phần không thể thiếu trong việc giữ cho doanh nghiệp của bạn cam kết đáp ứng các mục tiêu và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Đây cũng là một trong những điều quan trọng sẽ được sử dụng để đo lường tổ chức của bạn khi xác định sự thành công của Hệ thống quản lý chất lượng.

  • Xác định chính sách chất lượng và mục tiêu của bạn

Không có định nghĩa nào về chất lượng áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Định nghĩa của bạn về chất lượng là định nghĩa được nhóm Quản lý hàng đầu của bạn phê duyệt. Nó phải dựa trên các giá trị hiện tại và xác định các mục tiêu có thể được đo lường để xác định chất lượng.

Mục tiêu chất lượng là cách đo lường chất lượng sản phẩm của bạn. Không có một cách cụ thể nào mà ISO 9001 yêu cầu các mục tiêu phải được lập thành văn bản. Mục tiêu chất lượng của bạn có thể liên quan đến ngân sách, kế hoạch kinh doanh hoặc xem xét của ban quản lý. Điều quan trọng là những mục tiêu này phù hợp với cả doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn.

Thông báo một cách ngắn gọn và có hiệu quả cũng như sắp xếp tài liệu đến mọi người, tất cả mọi người phải nắm được thông tin và dễ dàng tra cứu thông tin khi cần.

  • Thiết lập vai trò và trách nhiệm mới

Mọi khu vực trong tổ chức của bạn nên có các nhà quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về các nhiệm vụ liên quan đến chất lượng và duy trì hoạt động. Chúng ta hoàn toàn có thể linh hoạt thay đổi các vai trò, thay đổi các mô tả công việc hiện có để bao gồm các trách nhiệm cần thiết.

Mỗi bộ phận cần có nhân viên có khả năng thực hiện đánh giá, duy trì tài liệu, tiến hành đánh giá của ban quản lý và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào. Đảm bảo rằng những người được chọn đều nhận thức đầy đủ về những gì công việc đòi hỏi và nó liên quan như thế nào đến Hệ thống quản lý chất lượng.

🔻 Bước bốn: Phát triển tài liệu của bạn

Sắp xếp và chuẩn bị tài liệu của bạn thường được thực hiện theo mức độ quan trọng của tài liệu. Một số tài liệu bạn bắt buộc phải giữ và những tài liệu khác sẽ hữu ích cho việc hoạt động.

- Trước nhất, bạn cần có Sổ tay chất lượng: gồm chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty bạn cũng như cách thức hoạt động của hệ thống chất lượng. Nó sẽ có mô tả về tất cả các quy trình trong hệ thống của bạn và cách chúng tương tác. Bạn sẽ cần tham khảo, tra cứu Sổ tay chất lượng khi thực hiện các thay đổi để đảm bảo tất cả các mô tả quy trình đều được cập nhật.

- Thứ hai, đó là các giấy tờ thủ tục. Các tài liệu này trình bày chi tiết tất cả các quy trình kinh doanh riêng lẻ và cách chúng hoạt động. Chúng ẽ chỉ ra cách mỗi quy trình được thiết kế và kiểm soát, bao gồm cả những việc kiểm tra nào được thực hiện để giữ cho chúng luôn phù hợp.

- Thứ ba, có hướng dẫn công việc. Đây là những tài liệu rất cụ thể trình bày chi tiết các hướng dẫn cần thiết cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ trong doanh nghiệp.

- Cuối cùng, bạn có các biểu mẫu và hồ sơ của mình. Biểu mẫu được sử dụng để thu thập thông tin cho mục đích lưu trữ hồ sơ. Cần có hồ sơ để thể hiện Hệ thống quản lý chất lượng của bạn đang hoạt động như thế nào và hệ thống này có đạt tiêu chuẩn hay không.

- Lập danh sách các tài liệu hiện có

- Tạo mẫu cho tất cả các loại tài liệu

- Triển khai hệ thống kiểm soát tài liệu

Yêu cầu tất cả các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của bạn phải được kiểm soát tốt và cập nhật. Điều này đảm bảo rằng nhân viên của bạn chỉ có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tất cả các tài liệu.

Tài liệu & Hồ sơ của bạn Nên Bao gồm:

1. Mã chữ cái xác định từng loại tài liệu và số thứ tự

2. Kiểm soát bản sửa đổi trong đó mỗi bản sửa đổi dẫn đến việc tăng số lượng bản sửa đổi

3. Lịch sử thay đổi tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện đối với từng tài liệu

4. Chữ ký của người chuẩn bị và người đã phê duyệt tài liệu

5. Ngày của phiên bản hoặc bản sửa đổi

(Còn tiếp 8 bước xây dựng ISO 9001 Hệ thống quản lý Chất lượng tại Phần 2)

Nguồn: Tổng hợp

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO Korea Management Registrar (KMR) để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:         028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:            0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0907 956 712 

           - Email:           saleshn@kmr.com.vn

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Tin tức liên quan

Tiêu Chuẩn Mới Giúp Doanh Nghiệp Vừa & Nhỏ Đạt Được Lợi Ích Từ Chứng Nhận ISO 14001
Tiêu Chuẩn Mới Giúp Doanh Nghiệp Vừa & Nhỏ Đạt Được Lợi Ích Từ Chứng Nhận ISO 14001

3306 Lượt xem

Việc triển khai, xây dựng và chứng nhận một hệ thống quản lý môi trường (EMS) dựa trên ISO 14001 có vẻ như là một nhiệm vụ lớn, nhưng điều đó không có nghĩa là nó chỉ dành cho những người doanh nghiệp lớn hơn trên thị trường.
Xem xét sửa đổi tiêu chuẩn ISO 22000
Xem xét sửa đổi tiêu chuẩn ISO 22000

5039 Lượt xem

Tiêu chuẩn ISO 22000 ra đời khiến những người tham gia vào chuỗi thực phẩm đã phải đối mặt với những thách thức mới.
Các chiến lược, kế hoạch để triển khai xây dựng HACCP trong các doanh nghiệp vừa & nhỏ
Các chiến lược, kế hoạch để triển khai xây dựng HACCP trong các doanh nghiệp vừa & nhỏ

3087 Lượt xem

Một số điều kiện bên ngoài (ví dụ: quy định, lực lượng thị trường, sự kỳ vọng của cơ quan kiểm soát thực phẩm và y tế công cộng) đang làm tăng áp lực lên DNVN khi áp dụng HACCP. DNVN trước đây không được khuyến khích sử dụng HACCP, vì các kế hoạch, hướng dẫn áp dụng HACCP quá phức tạp đối với họ. Tuy nhiên, bảy nguyên tắc của HACCP có thể được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp chế biến hoặc chuẩn bị thực phẩm, bất kể quy mô hoặc tính chất công việc của họ, miễn là các nhà điều hành kinh doanh thực phẩm đã được đào tạo đầy đủ và có quyền tìm hiểu các thông tin và tài liệu hỗ trợ thiết thực.
KMR TỔ CHỨC THÀNH CÔNG KHÓA ĐÀO TẠO ISO 9001:2015 – NHẬN THỨC VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ( 24 – 25/04/2021)
KMR TỔ CHỨC THÀNH CÔNG KHÓA ĐÀO TẠO ISO 9001:2015 – NHẬN THỨC VÀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ( 24 – 25/04/2021)

1610 Lượt xem

Khóa đào tạo ISO 9001:2015 giúp cho học viên hiểu rõ tổng quan về hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng, áp dụng và soạn thảo tài liệu hệ thống, đánh giá nội bộ để có khả năng vận dụng trong việc xây dựng hệ thống
Văn hóa chất lượng có vai trò gì trong Hệ thống quản lý chất lượng?
Văn hóa chất lượng có vai trò gì trong Hệ thống quản lý chất lượng?

7423 Lượt xem

Văn hóa của một tổ chức bao gồm những thói quen, tập quán, lòng tin, giá trị trong tổ chức ấy. Quản lý cần xác định và tạo văn hóa chất lượng cần thiết để tạo sự thành công của tổ chức.
CÁCH TÍCH HỢP HỆ THỐNG ISO 9001, ISO 14001 & ISO 45001
CÁCH TÍCH HỢP HỆ THỐNG ISO 9001, ISO 14001 & ISO 45001

8031 Lượt xem

Việc có một hệ thống ISO tích hợp thay vì ba hệ thống ISO riêng biệt làm cho việc triển khai ban đầu khó hơn nhưng cuối cùng, nỗ lực đầu tư vào dự án sẽ có kết quả, vì hệ thống ISO tích hợp (IMS) sẽ dễ quản lý hơn về lâu dài.
KMR VIỆT NAM CHÚC MỪNG KHÁCH HÀNG ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN FDA NGÀNH THỰC PHẨM THÀNH CÔNG
KMR VIỆT NAM CHÚC MỪNG KHÁCH HÀNG ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN FDA NGÀNH THỰC PHẨM THÀNH CÔNG

340 Lượt xem

Tổ chức chứng nhận KMR xin chúc mừng Công ty Hòa Mỹ Thịnh Long An – doanh nghiệp chuyên sản xuất rau củ, trái cây sấy ở tỉnh Long An đã đăng ký chứng nhận FDA (Food and Drug Administration) của Hoa Kỳ thành công trong tháng 12 năm 2024.
[Q&A] HỎI ĐÁP VỀ VIỆC LẤY CHỨNG NHẬN ISO TỪ NGƯỜI PHỤ TRÁCH REGULATION KMR
[Q&A] HỎI ĐÁP VỀ VIỆC LẤY CHỨNG NHẬN ISO TỪ NGƯỜI PHỤ TRÁCH REGULATION KMR

652 Lượt xem

Với việc triển khai và vận hành nhiều hệ thống quản lý khác nhau, nhu cầu chứng nhận ISO do các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) thiết lập đang ngày càng tăng lên. Việc đạt chứng nhận ISO không chỉ là cải thiện độ tin cậy bên ngoài mà còn là nâng cao giá trị của một công ty hoặc tổ chức bằng cách vận hành một hệ thống quản lý có hệ thống thông qua các hoạt động cải tiến liên tục.​
BỘ TIÊU CHÍ VĂN HÓA KINH DOANH VIỆT NAM? LÀM THẾ NÀO DOANH NGHIỆP ĐẠT CHUẨN VĂN HÓA KINH DOANH VN?
BỘ TIÊU CHÍ VĂN HÓA KINH DOANH VIỆT NAM? LÀM THẾ NÀO DOANH NGHIỆP ĐẠT CHUẨN VĂN HÓA KINH DOANH VN?

2041 Lượt xem

Văn hóa kinh doanh Việt Nam là gì? Doanh nghiệp muốn đạt chuẩn văn hóa kinh doanh Việt Nam một trong các điều kiện là phải thỏa mãn bộ tiêu chí về Văn hóa kinh doanh Việt Nam & Tiêu chí “Có Hệ thống quản lý” là 1 trong 16 tiêu chí đánh giá của Bộ Tiêu chí Văn hóa kinh doanh Việt Nam & thuộc nhóm 1 tiêu chí về “Lãnh đạo doanh nghiệp phát triển bền vững”.

Bình luận
  • Đánh giá của bạn