8 Bước xây dựng ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng

🔻 Bước một: Tự làm quen với ISO 9001

Bạn nên có một bản của tiêu chuẩn ISO 9001 và xem lại các khái niệm chính, nắm chắc các yêu cầu của tiêu chuẩn, các yêu cầu về thủ tục được lập thành văn bản, và loại tài liệu và hồ sơ cần thiết của bạn.

ISO 9001 cung cấp cấu trúc cho các yêu cầu cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng nhưng linh hoạt để có thể phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải hiểu cách tiêu chuẩn áp dụng cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Sự linh hoạt này sẽ cho phép bạn đáp ứng các yêu cầu đặt ra theo cách phù hợp với tổ chức của bạn.

• Nhận quản lý hàng đầu trong Hội đồng quản trị

Đảm bảo rằng những người ở cấp cao nhất trong ban quản lý của bạn hiểu ISO 9001 có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn và lý do tại sao nó được triển khai là chìa khóa tuyệt đối để mọi thứ hoạt động trơn tru. Nếu không có tất cả mọi người hoàn toàn cam kết thì việc ảnh hưởng đến sự thay đổi trong toàn doanh nghiệp sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.

• Tìm ra nơi bạn đứng

Bạn nên phân tích hệ thống hiện tại của mình và so sánh nó với tiêu chuẩn ISO 9001. Bạn cần phải có kiến ​​thức làm việc tốt về mức độ gần hay xa của bạn để đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn như hiện tại. Với dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách việc cần làm về cách sửa đổi hệ thống hiện có của mình để đáp ứng tiêu chuẩn.

• Thực hiện phân tích khoảng cách (Gap Analysis)

Mục đích của phân tích khoảng cách này là để xác định các lĩnh vực trong công ty của bạn cần thay đổi để tuân thủ.

🔻 Bước hai: Lên kế hoạch cho mọi thứ để thực hiện

Để xây dựng ISO 9001, chúng ta cần có sẵn một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết để thực hiện chuyển đổi sang một hệ thống mới. Khi sắp xếp đúng người vào đúng công việc, quá trình sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nhóm của bạn sẽ tạo ra một kế hoạch khả thi để thiết lập doanh nghiệp của bạn thành công.

• Quyết định về một nhóm thực hiện

Bắt đầu triển khai, Quản lý cao nhất của bạn nên quyết định và tạo một nhóm triển khai để đứng đầu nỗ lực. Nhóm này nên bao gồm các nhà quản lý từ các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của bạn. Một nhóm thực hiện sẽ đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi của bạn sang Hệ thống Quản lý Chất lượng mới.

Nhóm thực hiện nên do Đại diện Quản lý đứng đầu sẽ giám sát tất cả các phần của quá trình thực hiện. Người này phải hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001. Họ sẽ là đường dây liên lạc giữa nhóm thực hiện và cơ quan đăng ký ISO 9001, cuối cùng sẽ chứng nhận doanh nghiệp của bạn.

Đại diện Quản lý phải là thành viên của ban lãnh đạo được tôn trọng và có niềm đam mê quản lý và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lượng trong tương lai.

• Xác định các quy trình cốt lõi và hỗ trợ

Sẽ dễ dàng hơn nhiều để vạch ra kế hoạch đáp ứng các tiêu chuẩn khi bạn biết các quy trình trong tổ chức của bạn phối hợp với các yêu cầu nào. Việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ rùa để tìm ra chính xác cách doanh nghiệp của bạn đi từ Điểm A đến Điểm B khi tạo ra sản phẩm mới cho khách hàng sẽ vô cùng hữu ích.

Xác định từng bước của quy trình bằng ứng dụng hoặc đơn giá là viết nó trên tường, bảng... Khi bạn đó có thể nhìn thấy toàn bộ quy trình trước mắt, bạn sẽ dễ dàng xác định được mục nào là quy trình cốt lõi và mục nào là quy trình hỗ trợ.

• Tạo một kế hoạch

Để giữ cho quá trình chuyển đổi sang ISO 9001 diễn ra suôn sẻ, cần có một kế hoạch có cấu trúc được thiết lập sẵn. Bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm được tạo từ các phân tích của bạn ở bước một, nhóm triển khai nên tạo các cột mốc và thời hạn để hoàn thành công việc.

Có sẵn một kế hoạch là chìa khóa để triển khai bất kỳ hệ thống nào một cách kịp thời và hiệu quả. Nếu không đảm bảo mọi việc được thực hiện vào những thời điểm cụ thể trong điều kiện được kiểm soát, chúng có thể bị gạt sang một bên và mất nhiều thời gian hơn.

• Thu hút mọi người tham gia

Mỗi người làm việc trong tổ chức của bạn nên biết rằng sự thay đổi sắp đến và cùng tham gia vào sự thay đổi. Tổ chức các buổi hội thảo để giúp họ biết được cách mà mọi thứ sẽ thay đổi và lý do tại sao.

Giao tiếp là chìa khóa trong việc thực hiện thay đổi. Đảm bảo rằng mọi người sẽ hiểu được sự thay đổi ảnh hưởng đến họ như thế nào, việc nghiên cứu hỗ trợ tại sao việc xây dựng ISO 9001 là một điều tốt cho doanh nghiệp và cho họ, công việc của họ có thể thay đổi như thế nào trong quá trình này.

Luôn theo dõi và quản lý quá trình thay đổi. Lắng nghe bất kỳ mối quan tâm hoặc khiếu nại kịp thời.

🔻 Bước ba: Xác định trách nhiệm, chính sách và mục tiêu

Chính sách Chất lượng trong công ty của bạn là một phần không thể thiếu trong việc giữ cho doanh nghiệp của bạn cam kết đáp ứng các mục tiêu và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Đây cũng là một trong những điều quan trọng sẽ được sử dụng để đo lường tổ chức của bạn khi xác định sự thành công của Hệ thống quản lý chất lượng.

• Xác định chính sách chất lượng và mục tiêu của bạn

Không có định nghĩa nào về chất lượng áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Định nghĩa của bạn về chất lượng là định nghĩa được nhóm Quản lý hàng đầu của bạn phê duyệt. Nó phải dựa trên các giá trị hiện tại và xác định các mục tiêu có thể được đo lường để xác định chất lượng.

Mục tiêu chất lượng là cách đo lường chất lượng sản phẩm của bạn. Không có một cách cụ thể nào mà ISO 9001 yêu cầu các mục tiêu phải được lập thành văn bản. Mục tiêu chất lượng của bạn có thể liên quan đến ngân sách, kế hoạch kinh doanh hoặc xem xét của ban quản lý. Điều quan trọng là những mục tiêu này phù hợp với cả doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn.

Thông báo một cách ngắn gọn và có hiệu quả cũng như sắp xếp tài liệu đến mọi người, tất cả mọi người phải nắm được thông tin và dễ dàng tra cứu thông tin khi cần.

• Thiết lập vai trò và trách nhiệm mới

Mọi khu vực trong tổ chức của bạn nên có các nhà quản lý và nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp về các nhiệm vụ liên quan đến chất lượng và duy trì hoạt động. Chúng ta hoàn toàn có thể linh hoạt thay đổi các vai trò, thay đổi các mô tả công việc hiện có để bao gồm các trách nhiệm cần thiết.

Mỗi bộ phận cần có nhân viên có khả năng thực hiện đánh giá, duy trì tài liệu, tiến hành đánh giá của ban quản lý và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào. Đảm bảo rằng những người được chọn đều nhận thức đầy đủ về những gì công việc đòi hỏi và nó liên quan như thế nào đến Hệ thống quản lý chất lượng.

🔻 Bước bốn: Phát triển tài liệu của bạn

Sắp xếp và chuẩn bị tài liệu của bạn thường được thực hiện theo mức độ quan trọng của tài liệu. Một số tài liệu bạn bắt buộc phải giữ và những tài liệu khác sẽ hữu ích cho việc hoạt động.

- Trước nhất, bạn cần có Sổ tay chất lượng: gồm chính sách và mục tiêu chất lượng của công ty bạn cũng như cách thức hoạt động của hệ thống chất lượng. Nó sẽ có mô tả về tất cả các quy trình trong hệ thống của bạn và cách chúng tương tác. Bạn sẽ cần tham khảo, tra cứu Sổ tay chất lượng khi thực hiện các thay đổi để đảm bảo tất cả các mô tả quy trình đều được cập nhật.

- Thứ hai, đó là các giấy tờ thủ tục. Các tài liệu này trình bày chi tiết tất cả các quy trình kinh doanh riêng lẻ và cách chúng hoạt động. Chúng ẽ chỉ ra cách mỗi quy trình được thiết kế và kiểm soát, bao gồm cả những việc kiểm tra nào được thực hiện để giữ cho chúng luôn phù hợp.

- Thứ ba, có hướng dẫn công việc. Đây là những tài liệu rất cụ thể trình bày chi tiết các hướng dẫn cần thiết cần thiết để thực hiện mọi nhiệm vụ trong doanh nghiệp.

- Cuối cùng, bạn có các biểu mẫu và hồ sơ của mình. Biểu mẫu được sử dụng để thu thập thông tin cho mục đích lưu trữ hồ sơ. Cần có hồ sơ để thể hiện Hệ thống quản lý chất lượng của bạn đang hoạt động như thế nào và hệ thống này có đạt tiêu chuẩn hay không.

- Lập danh sách các tài liệu hiện có

- Tạo mẫu cho tất cả các loại tài liệu

- Triển khai hệ thống kiểm soát tài liệu

Yêu cầu tất cả các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của bạn phải được kiểm soát tốt và cập nhật. Điều này đảm bảo rằng nhân viên của bạn chỉ có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tất cả các tài liệu.

Tài liệu & Hồ sơ của bạn Nên Bao gồm:

1. Mã chữ cái xác định từng loại tài liệu và số thứ tự

2. Kiểm soát bản sửa đổi trong đó mỗi bản sửa đổi dẫn đến việc tăng số lượng bản sửa đổi

3. Lịch sử thay đổi tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện đối với từng tài liệu

4. Chữ ký của người chuẩn bị và người đã phê duyệt tài liệu

5. Ngày của phiên bản hoặc bản sửa đổi

(Còn tiếp 8 bước xây dựng ISO 9001 Hệ thống quản lý Chất lượng tại Phần 2)

Nguồn: Tổng hợp

 * Liên hệ Tổ chức chứng nhận ISO KMR Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ về dịch vụ Chứng nhận ISO/ Đào tạo ISO

  KMR VIET NAM CO. LTD

  HCM: - Hotline:       028 3535 4350 or 0983 890 712

              - Zalo:             0983 890 712

           - Email:           kmarvn@kmr.com.vn

  HN:    - Hotline-Zalo: 0966 177 712

           - Email:           support.hanoi@kmr.com.vn

                                 saleshn@kmr.com.vn